Die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen macht sich bereits seit Jahren auf den Weg in die Cloud. Auch immer mehr Personalabteilungen mittlerer und grösserer Unternehmen wagen den Schritt und setzen auf Payroll- und HR-Lösungen, die ihnen online zur Verfügung gestellt werden.
Einige Unternehmen bewegen sich noch eher zögerlich in Richtung Cloud
Die Vorteile cloudbasierter Lohnabrechnungssysteme sind vielfältig: höhere Datensicherheit, keine internen IT-Infrastrukturkosten, einfache Skalierbarkeit und: Die Payroll-Software ist immer auf dem neuesten Stand. Doch wie sicher ist die Cloud wirklich? Gerade im sensiblen Bereich der digitalen Lohnbuchhaltung bestehen bei vielen Firmen noch Vorbehalte. Denn der Schutz von Personaldaten – insbesondere von Lohndaten – unterliegt hohen gesetzlichen Anforderungen. Das ist einer der Hauptgründe, warum besonders grössere Unternehmen bisher auf On-Premise-Lösungen gesetzt haben. Zwar sind sich viele Firmen der Vorteile bewusst, verharren aber dennoch in einer abwartenden Haltung.
Dabei ist der Trend eindeutig: Immer mehr Anbieter stellen ihre Services auf Cloud-Lösungen um, was die langfristige Nutzung lokal installierter Software zunehmend erschwert. Für viele Unternehmen ist es heute unvorstellbar, grundlegende Anwendungen wie Office noch lokal zu betreiben.
Mit dem richtigen Partner lassen sich allfällige Bedenken auflösen
Cloudbasierte Payroll-Lösungen sind heute häufig besser gegen Cyberangriffe geschützt als firmeneigene Systeme – vorausgesetzt, ein erfahrener Anbieter sorgt für professionelles Management. Zwar verlassen die Lohndaten den Firmenstandort, doch moderne Cloud-Dienste setzen auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und höchste Sicherheitsstandards. Unternehmen sollten klare Mindestanforderungen an die Datensicherheit definieren und sich einen verlässlichen Partner suchen, der sie bei der Implementierung unterstützt – etwa durch das Einrichten von Berechtigungskonzepten oder die Optimierung von HR-Prozessen. So lassen sich sowohl Datenmissbrauch verhindern als auch die Effizienz steigern.
Payroll-Systeme in der Cloud bieten viele Möglichkeiten
Die Vorteile von Lohnsystemen in der Cloud liegen auf der Hand: Zugriff auf Daten ist jederzeit und ortsunabhängig möglich – ob vom Büro oder im Homeoffice. Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig diese Flexibilität ist. Die Wartung und Aktualisierung übernimmt der Cloud-Anbieter – das entlastet die interne IT. Zusätzlich punkten moderne Payroll-Tools durch intuitive Bedienbarkeit und vereinfachte Onboarding-Prozesse, was Implementierungs- und Schulungskosten senkt.
Ein häufig übersehenes Argument: Der Markt für On-Premise-Produkte schrumpft. Ohne rechtzeitige Cloud-Migration droht Supportverlust für bestehende Systeme. Wer frühzeitig umsteigt, sichert sich langfristig funktionale und sichere Lösungen.
Sicherheit: Unternehmen können sich auf die Cloud einlassen
In gewisser Weise ist es erstaunlich, dass gegenüber onlinebasierten Lohnlösungen noch immer Bedenken existieren. Werden Gehaltsdaten doch auch bei On-Premise-Lösungen längst elektronisch an die entsprechenden Sozialpartner und Versicherungen übermittelt (ELM). Genau diese Effizienzvorteile werden durch die Möglichkeiten im Internet noch verstärkt. Auch in anderen Bereichen sind die Unternehmen mutiger, so werden Online-Speicherdienste, ERP- und CRM-Systeme, Office-Produkte und E-Banking, um nur einige zu nennen, mit schützenswerten Daten befüllt. Dass die Nutzer hier positive Erfahrungen sammeln, sollte auch die Akzeptanz für Cloud-Lösungen in anderen Bereichen, wie der Lohnbuchhaltung erhöhen.
Sobald die Migration der Lohnbuchhaltung erfolgt, fällt es leicht, Rollen zuzuweisen und zu kontrollieren, wer welchen Zugriff auf die Daten hat. Die Cloud-Lösungen ermöglichen es den Unternehmen nachzuvollziehen, wer mit den Daten gearbeitet und allenfalls Datensätze manipuliert hat.
Unternehmen hatten in der Vergangenheit ausserdem immer wieder mit dem Problem des Datenverlusts zu kämpfen. Backups zu erstellen und diese bei Bedarf einzuspielen, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. In der Cloud sind die geeigneten Backup-Systeme, die einen Datenverlust vermeiden, bereits auf den Servern im Einsatz. Das verschafft den Kunden die Gewissheit, dass ihre Daten sicher sind. Noch einen Schritt weiter gehen Anbieter, die ihre gesamte Infrastruktur redundant anlegen, um zum Beispiel Ausfälle in der Stromversorgung kompensieren zu können.
Überzeugen können Anbieter von cloudbasierten Payroll-Lösungen auch mit dem Argument des Serverstandorts. Es ist für die Kunden beruhigend zu wissen, dass ihre Daten sicher auf heimischen Servern in der Schweiz gespeichert sind und kein unbemerkter Zugriff durch Dritte erfolgen kann. Weiter setzen sich wichtige Sicherheitsverfahren wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung längst als Standard durch und sorgen für ein hohes Mass an Sicherheit.
Cloud-Lösungen sind zunehmend für mittelständische und Gross-Unternehmen interessant
Kleinere Unternehmen haben häufig weniger Bedenken, ihre Lohnbuchhaltung in die Cloud zu verlagern. Mit zunehmender Unternehmensgrösse nimmt jedoch die Unsicherheit zu, geht es doch um ein Vielfaches an schützenswerten Daten, über welche die Firma die Verantwortung trägt. Dennoch setzen zunehmend auch mittelständische und Gross-Unternehmen auf die Cloud.
Eines der wichtigsten Argumente ist die Anpassungsmöglichkeit der Lösungen an spezifischen Anforderungen, die grössere Unternehmen an eine Lohnbuchhaltung stellen. Die Anbieter halten spezielle Zusatzfunktionen und Services für Grossunternehmen bereit und können gezielter auf deren Bedürfnisse eingehen. Für mittlere und grosse Unternehmen sind Partner wichtig, die sie eng in die Weiterentwicklung ihre Cloud-Software einbeziehen. Auf diese Weise gelingt es, den höheren Anforderungen zu entsprechen und Lösungen anzubieten, welche Unternehmen ab einer gewissen Grösse die Anwendung sicher, einfach und so effizient wie möglich macht.
Für Firmen mit einer hohen Zahl an Mitarbeitenden, ist eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, die ein unkompliziertes Arbeiten erlaubt, von grosser Bedeutung. Im optimalen Fall unterstützen Prozesse eine Art intelligente Benutzerführung und ermöglichen damit eine effiziente Bearbeitung der Aufgaben in der Lohnadministration.
Fazit
Mittelständische und grosse Unternehmen erkennen zunehmend die Vorteile von Cloud-Payroll-Lösungen: ausgereifte Funktionen, hohe Datensicherheit, einfache Wartung, ortsunabhängiger Zugriff, gesicherte Backups und der Wegfall lokaler IT-Aufwände. Viele Firmen warten nicht länger, sondern nutzen die digitale Lohnbuchhaltung, um effizienter, sicherer und zukunftssicher zu arbeiten.
