Ihr digitaler Kreditorenprozess

Die Digitalisierung als Treiber

Nach der Installation der neuen Buchhaltungssoftware Xpert.Finance vor drei Jahren kam bei der Berufsfachschule der Wunsch auf, im Thema Digitalisierung einen Schritt weiterzugehen. Ein weiterer wesentlicher Grund war auch die Corona-Pandemie und die damit auferlegte Homeoffice-Tätigkeit für alle Mitarbeitenden.

«Die Abwicklung der Kreditorenrechnungen war vor der Einführung des Kreditorenprozesses nicht sehr effizient und dauerte einfach zu lange, das wollten wir verbessern», hält Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration, fest und erläutert den damaligen internen Prozess:

Die Verwaltung hat die Rechnungen entgegengenommen, sie physisch den entsprechenden Mitarbeitenden weitergeleitet und von dort sind sie visiert der Buchhaltung zur anschliessenden Weiterverarbeitung übergeben worden.

Ein grosser Aufwand also, der mit «Xpert.APF» und dem integrierten Dokumentenmanagement «d.velop documents» stark reduziert werden konnte. Nichtsdestotrotz erklärt Markus Wüest, sei es ein Abwägen gewesen, ob es sich lohne, eine solche Lösung für 1’000 Rechnungen pro Jahr einzuführen. Doch da auch in anderen Bereichen der Fokus klar auf der Digitalisierung lag, war man sich rasch einig. «Im Rückblick sind wir doch sehr froh, dass wir auf einen digitalen Workflow umgestiegen sind» sinniert Wüest.

Als erstes kontaktierte Wüest damals seinen Softwarepartner Soreco, welcher in seinem Produkt-Portfolio einen Kreditorenprozess anbietet. Nach einem Gesprächstermin mit einer ausführlichen Präsentation des Kreditorenworkflows «Xpert.APF» fiel schon sehr bald der Entscheid zugunsten dieser Lösung. Ausschlaggebend war die volle Integrierbarkeit in die bestehende Buchhaltungssoftware sowie die Möglichkeit einer gleichzeitigen Erweiterung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), welches die geschäftsbücherkonforme Belegarchivierung gewährleistet. Die von Soreco vertriebene DMS-Lösung «d.velop documents» vermochte ebenfalls zu überzeugen.