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Ihre digitale Spesenmanagement-Lösung für maximale Effizienz

Entdecken Sie die Spesen-App Xpenses – die KI-gestützte Lösung für Ihr Spesenmanagement. Von der Belegerfassung bis zur automatisierten Abrechnung – wir digitalisieren jeden Schritt, sichern die Einhaltung von Richtlinien und sorgen für volle Transparenz. Sparen Sie Zeit, eliminieren Sie Fehlerquellen und machen Sie Schluss mit komplizierten Spesenprozessen.

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Revisionssicheres Archiv für gesetzeskonforme Dokumentation
Intelligente Belegerfassung für schnelle und fehlerfreie Freigaben
Automatischer Abgleich von Kreditkartentransaktionen mit Belegen
Kreditkarten-Integration

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Spesenmanagement – Präzise Zuordnung von Ausgaben zu den richtigen Kostenstellen
Zuordnung von Kostenstellen

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Anbindung an Lohn- oder Finanzbuchhaltung – einfache Datenübertragung per CSV, XML oder API.
Anbindung an Lohn- oder Finanzbuchhaltung

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Cloudbasierte Lösung – Arbeiten Sie jederzeit sicher und flexibel in der Cloud.
Cloudbasiert

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Spesentypen erfassen:

  • Diverse Spesen: Für individuell anpassbare Ausgaben wie beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten oder Kundenauslagen.
  • Pauschalspesen: Fixbeträge für regelmässige Auslagen
  • Fahrzeugspesen: Kilometerabrechnung basierend auf der Fahrzeugkategorie
  • Stundenerfassung: Für die einfache Dokumentation der Arbeitszeit von Stundenlöhnern.

Es gibt folgende Möglichkeiten:

  • Einstufige Freigabe (Basic Paket)
  • Mehrstufige Freigabe (Professional Paket): Mit der mehrstufigen Freigabe können Sie individuell definieren, bei welchen Stellen ein zusätzliches Visum eingeholt werden soll.
  • Freigabe über Xpenses Web (Browser-Version): Mit der Xpenses Web-Version können Spesenbelege auch am PC visiert werden (Professional Paket).

Spesenart: Kilometer-/Fahrzeugspesen

In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Kilometer-/ Fahrzeugspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video, wie Sie diese erfassen.

Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Fahrzeugkategorien, die Ihr Unternehmen führt.

Das Professional Paket bietet die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.

Spesenart: Pauschalspesen

In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Pauschalspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video wie Sie diese erfassen.

Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Spesentypen inkl. den entsprechenden Beträgen, die Ihr Unternehmen führt.

Mit dem Professional Paket haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen .

Spesenart: Diverse Spesen

In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Diverse Spesen“ bereits enthalten. Dieses Video zeigt Ihnen, wie einfach es ist, unterschiedlichste Geschäftsausgaben zu erfassen.

Sie können alle relevanten Stammdaten individuell definieren und hinterlegen – beispielsweise die Spesentypen, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden.

Mit dem Professional Paket haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.

Die Spesenfreigabe

Die Spesenfreigabe erfolgt durch den hinterlegten Vorgesetzten. Dieser kann die ihm elektronisch zugestellten Spesenbelege visieren (freigeben), ablehnen oder mit der Rückfrageoption an den Mitarbeitenden zurücksenden.

Freigabemöglichkeiten:

  • Einstufige Freigabe (Basic Paket)
  • Mehrstufige Freigabe (Professional Paket)
  • Freigabe über Xpenses Web (Professional Paket)

    Xpenses Web – Browserversion

    Mit Xpenses Web bringen wir das digitale Spesenmanagement direkt auf Ihren PC. Die Browser-Version ermöglicht es Ihnen, Spesen komfortabel und effizient am Computer zu verwalten – ideal für Mitarbeitende, die bevorzugt am Desktop arbeiten. Diese Funktion ist Teil unseres umfassenden Professional Pakets.

    Elektronisches Archiv

    Das elektronische Archiv ist Bestandteil des Xpenses Professional Pakets und bietet Ihnen eine sichere und strukturierte Ablage für Ihre Spesenbelege.

    Alle Belege werden in einem persönlichen Cloud-Archiv gespeichert, das den Zugriff für bis zu fünf Personen ermöglicht (Lese- und Downloadrechte). Intuitive Filter- und Suchfunktionen sorgen dafür, dass benötigte Ausgabendokumente schnell und mühelos gefunden werden.

    Screenshot der Soreco Spesenmanagement-Software für die digitale Erfassung und Abrechnung von Spesen.
    Gelber Pfeil mit Text 'Hier geht’s zum Erfahrungsbericht' – Call-to-Action-Grafik für weiterführende Inhalte.
    Gelber Pfeil mit Hinweis auf ein Factsheet

    Spesentypen erfassen:

      • Diverse Spesen: Für individuell anpassbare Ausgaben wie beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten oder Kundenauslagen.
      • Pauschalspesen: Fixbeträge für regelmässige Auslagen
      • Fahrzeugspesen: Kilometerabrechnung basierend auf der Fahrzeugkategorie
      • Stundenerfassung: Für die einfache Dokumentation der Arbeitszeit von Stundenlöhnern.

    Es gibt folgende Möglichkeiten:

    • Einstufige Freigabe (Basic Paket)
    • Mehrstufige Freigabe (Professional Paket): Mit der mehrstufigen Freigabe können Sie individuell definieren, bei welchen Stellen ein zusätzliches Visum eingeholt werden soll.
    • Freigabe über Xpenses Web (Browser-Version): Mit der Xpenses Web-Version können Spesenbelege auch am PC visiert werden (Professional Paket).

    Spesenart: Kilometer-/Fahrzeugspesen

    In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Kilometer-/ Fahrzeugspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video, wie Sie diese erfassen.

    Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Fahrzeugkategorien, die Ihr Unternehmen führt.

    Das Professional Paket bietet die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.

    Spesenart: Pauschalspesen

    In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Pauschalspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video wie Sie diese erfassen.

    Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Spesentypen inkl. den entsprechenden Beträgen, die Ihr Unternehmen führt.

    Mit dem Professional Paket haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen .

    Spesenart: Diverse Spesen

    In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Diverse Spesen“ bereits enthalten. Dieses Video zeigt Ihnen, wie einfach es ist, unterschiedlichste Geschäftsausgaben zu erfassen.

    Sie können alle relevanten Stammdaten individuell definieren und hinterlegen – beispielsweise die Spesentypen, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden.

    Mit dem Professional Paket haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.

    Die Spesenfreigabe

    Die Spesenfreigabe erfolgt durch den hinterlegten Vorgesetzten. Dieser kann die ihm elektronisch zugestellten Spesenbelege visieren (freigeben), ablehnen oder mit der Rückfrageoption an den Mitarbeitenden zurücksenden.

    Freigabemöglichkeiten:

    • Einstufige Freigabe (Basic Paket)
    • Mehrstufige Freigabe (Professional Paket)
    • Freigabe über Xpenses Web (Professional Paket)

    Xpenses Web – Browserversion

    Mit Xpenses Web bringen wir das digitale Spesenmanagement direkt auf Ihren PC. Die Browser-Version ermöglicht es Ihnen, Spesen komfortabel und effizient am Computer zu verwalten – ideal für Mitarbeitende, die bevorzugt am Desktop arbeiten. Diese Funktion ist Teil unseres umfassenden Professional Pakets.

    Elektronisches Archiv

    Das elektronische Archiv ist Bestandteil des Xpenses Professional Pakets und bietet Ihnen eine sichere und strukturierte Ablage für Ihre Spesenbelege.

    Alle Belege werden in einem persönlichen Cloud-Archiv gespeichert, das den Zugriff für bis zu fünf Personen ermöglicht (Lese- und Downloadrechte). Intuitive Filter- und Suchfunktionen sorgen dafür, dass benötigte Ausgabendokumente schnell und mühelos gefunden werden.

    Screenshot der Soreco Spesenmanagement-Software für die digitale Erfassung und Abrechnung von Spesen.
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    Erfahrungsbericht

    Seit Juli 2025 setzt die Pilatushof Finance AG für die Spesenverarbeitung ihrer Kunden die digitale Lösung «Soreco.Xpenses» ein. Ziel war es, den bisherigen manuellen Prozess zu vereinfachen, Medienbrüche zu vermeiden und die internen wie externen Abläufe effizienter zu gestalten.

    Pilatushof Finance Logo auf einem Laptop Bildschirm

    Über die Pilatushof Finance AG
    Die Pilatushof Finance AG mit Sitz in Luzern ist ein unabhängiges Treuhand- und Finanzdienstleistungsunternehmen. Sie bietet Dienstleistungen in den Bereichen Steuerberatung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Financial Advisory für KMU, internationale Firmen und Privatpersonen. Mit Fokus auf Digitalisierung unterstützt das Team seine Kunden effizient und transparent bei allen finanziellen und betrieblichen Fragestellungen. Ziel ist es, Prozesse so zu gestalten, dass sie für Kunden wie auch für die internen Abläufe einfach, nachvollziehbar und ressourcenschonend sind.

    Ausgangslage: Spesenverarbeitung mit Medienbrüchen

    Vor der Einführung von Soreco.Xpenses erfolgte die Spesenverarbeitung bei den Kunden der Pilatushof Finance AG noch weitgehend manuell. Belege wurden meist in Papierform oder per E-Mail eingereicht, was die Erfassung und Kontrolle zeitaufwendig und fehleranfällig machte.

    Unvollständige Belege, manuelle Nachbearbeitung und administrative Mehrarbeit waren an der Tagesordnung. Diese Herausforderungen führten schliesslich dazu, dass das Unternehmen nach einer modernen, digitalen Lösung suchte. Ziel war es, die Spesenverarbeitung zu vereinfachen und gleichzeitig die Qualität der Daten zu verbessern.

     

    Anforderungen und Erwartungen

    Bei der Auswahl einer Spesenlösung legte die Pilatushof Finance AG grossen Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Cloud-Technologie und eine nahtlose Integration in die bestehende Buchhaltungssoftware. Besonders wichtig war, dass die Lösung den Anforderungen eines Treuhänders gerecht wird und dabei für die Kunden wie auch für das interne Team einfach zu bedienen und effizient ist.

    Ein zentrales Anliegen war, dass der neue Prozess vollständig digital und medienbruchfrei abläuft. So können die Kunden ihre Spesen einfach per App erfassen, während die Treuhänder die Belege digital prüfen und verbuchen – ohne manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche.

     

    Einführung und Umsetzung

    Die Einführung von Soreco.Xpenses erfolgte im Juli 2025. Das Soreco-Team unterstützte die Pilatushof Finance AG dabei von Beginn an professionell und zielgerichtet.

    Urs Windler fasst die Zusammenarbeit so zusammen:
    «Die Schulung war effizient, und die Mitarbeitenden konnten sehr schnell produktiv arbeiten. Die Zusammenarbeit mit dem Soreco-Team war professionell und lösungsorientiert.»

     

    Ergebnisse und Nutzen

    Heute erfassen die Kunden ihre Spesenbelege direkt per App. Die Belege werden automatisch erkannt, digital geprüft und direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dadurch profitieren sowohl die Kunden als auch die Treuhänder von einem medienbruchfreien, durchgängig digitalen Prozess.

    Für die Pilatushof Finance AG bedeutet das: weniger Rückfragen, klar strukturierte Daten und ein deutlicher Effizienzgewinn im Alltag. Durch den Wegfall manueller Zwischenschritte werden Fehlerquellen minimiert und wertvolle Zeit eingespart – sowohl beim Kunden als auch im internen Kontrollprozess.

     

    Fazit

    Mit Soreco.Xpenses hat die Pilatushof Finance AG einen weiteren Schritt in Richtung durchgängiger Digitalisierung gemacht. Der neue Spesenprozess ist effizient, transparent und papierlos – und ermöglicht es dem Unternehmen, seinen Kunden einen modernen, professionellen Service zu bieten.

    «Soreco unterstützte uns, den Bereich der Spesenverwaltung komplett digitalisieren zu können und dabei von einer nahtlosen und medienbruchfreien Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zu profitieren. Somit ist der ganze Prozess von der Erfassung bis zur Auszahlung komplett digitalisiert.»

    Urs Windler

    LL.M. Swiss and International Taxation, Pilatushof Finance AG

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    FACTSHEET

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    …wir beraten Sie gerne!

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