Ihr digitales Dokumenten-Management

Ein Kernmerkmal des DMS Systems d.velop documents ist die Effizienz der Dokumentensuche. Mit einer Kombination aus Volltextsuche und Metadatensuche können Nutzer sowohl nach Dateinamen als auch nach Inhalten innerhalb der Dokumente suchen. Verträge, Rechnungen oder E-Mails lassen sich so schnell und unkompliziert finden.

Eine intuitive Benutzeroberfläche macht die Nutzung einfach und effizient. Individuell anpassbare Dashboards und Filter ermöglichen es jedem Mitarbeiter, die Suche optimal auf seine Bedürfnisse abzustimmen.

Das d.velop documents bietet eine flexible Implementierung, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Sie können aus drei Modellen wählen:

• On-Premises: Wenn Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten wünschen, ist dieses Modell ideal. Ihre Dokumente werden sicher auf firmeneigenen Servern gespeichert.
• Cloud: Eine kosteneffiziente und flexible Lösung, die keinen Wartungsaufwand für lokale IT-Systeme erfordert. Ihre Daten sind sicher und jederzeit skalierbar.
• Hybride Lösungen: Die perfekte Balance aus beiden Welten. Sensible Daten können lokal gespeichert werden, während Sie die Vorteile der Cloud nutzen, um flexibel und skalierbar zu bleiben.

Die Wahl zwischen diesen Modellen gibt Unternehmen die Freiheit, ihre IT-Landschaft individuell zu gestalten. Darüber hinaus können Sie jederzeit zwischen den Modellen wechseln oder diese kombinieren, um sich an neue Anforderungen anzupassen.

Routineaufgaben gehören mit d.velop documents der Vergangenheit an. Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder Urlaubsanträge laufen dank automatisierter Workflows effizient und fehlerfrei ab.

Das System definiert jeden Schritt klar – vom Erstellen eines Dokuments über dessen Prüfung und Freigabe bis zur abschließenden Archivierung. Manuelle Fehler werden minimiert, und Fristen oder Aufgaben geraten nicht mehr in Vergessenheit, da das System Nutzer rechtzeitig erinnert.

Ein weiterer Vorteil ist die Echtzeitverfolgung von Workflows. Führungskräfte und Mitarbeiter können den Status eines Prozesses jederzeit einsehen.

Datenschutz und gesetzliche Anforderungen sind bei d.velop documents zentrale Themen. Die Lösung bietet eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dokumente werden manipulationssicher gespeichert, sodass ihre Integrität gewährleistet bleibt.

Ein sehr detailiert gesteuertes Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Ergänzend dazu ermöglichen digitale Signaturen eine rechtsgültige Authentifizierung.

Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Anforderungen wie die DSGVO einzuhalten und gleichzeitig ein Höchstmass an Datensicherheit zu gewährleisten.

d.velop documents ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Regelmässige Updates sorgen dafür, dass das System stets den aktuellen technologischen Anforderungen entspricht.

Die flexible Skalierbarkeit ermöglicht es, das System problemlos ansteigende Datenmengen oder neue Geschäftsprozesse anzupassen. Neue Abteilungen oder Mitarbeiter können so problemlos und einfach hinzugefügt werden.