Von der eingehenden Rechnung bis zur Buchung und Archivierung: Was ein moderner Kreditorenprozess in der Schweiz leisten muss

Eingangsrechnungen gehören in praktisch jedem Unternehmen zum Alltag. Trotzdem werden sie noch häufig per E-Mail weitergeleitet, ausgedruckt, manuell kontiert und physisch zur Freigabe weitergegeben.

Das kostet Zeit, verursacht unnötige Arbeit und erschwert die Kontrolle.

Ein moderner Eingangsrechnungsprozess digitalisiert deshalb nicht nur die Rechnung selbst. Er bildet den gesamten Prozess ab – vom Rechnungseingang über Prüfung, Kontierung und Freigabe bis zur Verbuchung und gesetzeskonformen Archivierung.

Dieser Beitrag zeigt, wie ein effizienter digitaler Kreditorenprozess aufgebaut sein sollte, welche Anforderungen Schweizer Unternehmen beachten müssen und worauf es bei der Auswahl einer geeigneten Lösung ankommt.

Was ist ein Eingangsrechnungsprozess?

Der Eingangsrechnungsprozess beschreibt sämtliche Arbeitsschritte, die eine Kreditorenrechnung innerhalb eines Unternehmens durchläuft.

Typischerweise gehören dazu:

Rechnungseingang → Erfassung → Prüfung → Kontierung → Freigabe → Buchung → Archivierung

Dabei können Rechnungen heute auf unterschiedlichen Wegen eintreffen:

• PDF per E-Mail
• QR-Rechnungen
• Papierrechnung
• strukturierte E-Rechnung
• Rechnungen aus Portalen
• digitale Belege aus Vorsystemen

Ein guter digitaler Prozess führt diese unterschiedlichen Eingänge möglichst in einem zentralen Workflow zusammen.

Ziel: Jede Rechnung landet zuverlässig im selben kontrollierten Prozess.

So sieht ein moderner Eingangsrechnungsprozess aus

1. Rechnungseingang zentralisieren

Der erste Schritt ist die zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen.

Statt Rechnungen in verschiedenen E-Mail-Postfächern, Papierordnern oder persönlichen Ablagen zu verteilen, werden sie digital erfasst und dem Kreditorenprozess zugeführt.

Dabei sollte eine moderne Lösung unterschiedliche Eingangswege unterstützen.

Ziel: Jede Rechnung landet zuverlässig im selben kontrollierten Prozess.

2. Rechnungsdaten automatisch erfassen

Die manuelle Erfassung von Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag oder Mehrwertsteuer verursacht unnötigen Aufwand und ist fehleranfällig.

Moderne Systeme können Rechnungsinformationen automatisch auslesen und für die weitere Verarbeitung bereitstellen. KI basierte Datenerfassung unterstützt den Prozess.

Wichtig ist dabei nicht nur die Texterkennung. Entscheidend ist, dass erkannte Daten anschliessend validiert und sinnvoll weiterverarbeitet werden können.

Typische Rechnungsdaten sind:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Betrag
• Mehrwertsteuer
• Währung
• Zahlungsinformationen
• Bestell- oder Referenznummer

3. Rechnungen prüfen

Eine Rechnung sollte nicht einfach automatisch durch das System laufen.

Vor der Verbuchung müssen je nach Unternehmen verschiedene Prüfungen stattfinden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Ist der Lieferant bekannt?
• Ist die Rechnung vollständig?
• Sind die Rechnungsdaten plausibel?
• Ist die Rechnung bereits vorhanden?
• Stimmen Beträge und Mehrwertsteuer?
• Gibt es einen Warenbezug?
• Gibt es einen Bestellbezug?
• Ist die Rechnung sachlich korrekt?

Besonders wichtig ist die Dublettenprüfung. Eine Rechnung sollte nicht versehentlich zweimal verarbeitet oder bezahlt werden.

4. Rechnungen richtig kontieren

Nach der Prüfung muss die Rechnung der richtigen Buchung zugeordnet werden.

Dazu können beispielsweise folgende Informationen benötigt werden:

• Sachkonto
• Kostenstelle
• Kostenträger
• Projekt
• Geschäftsbereich
• Mehrwertsteuercode
• Mandant

Je besser das System wiederkehrende Regeln und Kontierungsvorlagen unterstützt, desto weniger manuelle Arbeit entsteht.

Bei komplexeren Organisationen ist zudem entscheidend, dass unterschiedliche Kontierungs- und Freigaberegeln abgebildet werden können.

5. Der digitale Freigabeworkflow

Hier liegt einer der grössten Vorteile eines digitalen Kreditorenworkflows.

Statt eine Rechnung auszudrucken und von Büro zu Büro weiterzugeben, wird sie automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet.

Dabei können Regeln berücksichtigt werden wie:

• Betrag
• Kostenstelle
• Organisationseinheit
• Lieferant
• Sachkonto
• Projekt
• Hierarchiestufe
• individuelle Berechtigungen

Auch Stellvertretungen und Abwesenheiten sollten berücksichtigt werden.

Das Ziel ist ein Freigabeprozess, der nicht von einzelnen Personen oder Papierstapeln abhängig ist.

6. Vier-Augen-Prinzip und interne Kontrollen

Ein digitaler Eingangsrechnungsprozess sollte nicht nur schneller, sondern auch sicherer sein.

Je nach Organisation müssen unterschiedliche Kontrollmechanismen abgebildet werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• definierte Freigabelimiten
• Vier-Augen-Prinzip
• getrennte Rollen für Erfassung und Freigabe
• nachvollziehbare Bearbeitungsschritte
• Berechtigungskonzepte
• Stellvertretungsregelungen

Damit wird aus einer einfachen digitalen Rechnung eine nachvollziehbare und kontrollierte Geschäftstransaktion.

7. Automatische Eskalationen und Fristen

Eine Rechnung ist erst dann effizient verarbeitet, wenn sie rechtzeitig freigegeben und bezahlt werden kann.

Ein moderner Workflow sollte deshalb erkennen können, wenn Rechnungen zu lange bei einer Person liegen.

Mögliche Funktionen:

• Erinnerungen
• Eskalationen
• automatische Stellvertretungen
• Fälligkeitsüberwachung
• Statusübersichten

Damit sinkt das Risiko verspäteter Zahlungen und unnötiger Mahngebühren.

8. Übergabe an die Finanzbuchhaltung

Nach Prüfung und Freigabe sollte die Rechnung möglichst ohne erneute manuelle Datenerfassung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Idealerweise werden dabei relevante Informationen direkt übertragen.

Das verhindert Medienbrüche und reduziert doppelte Datenerfassung.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration in das bestehende ERP- bzw. Finanzsystem.

Ein Kreditorenworkflow sollte nicht isoliert betrachtet werden. Er ist Bestandteil der gesamten Procure-to-Pay- bzw. Purchase-to-Pay-Prozesskette.

9. Transaktionsprotokoll / IKS

Das System muss im Stand sein, sämtliche Prozessschritte zu Dokumentieren und zu Protokollieren. Dies ist Bestandteil des IKS-Protokoll (Internes Kontroll System), das zentrale Dokument zur Überwachung, Dokumentation und Prüfung von internen Unternehmensprozessen. Es dient dazu, Risiken und die Einhaltung von Gesetzen (Compliance) sicherzustellen.

Kernbestandteile eines IKS-Protokolls

• Prozessbeschreibung: Welcher Ablauf wird kontrolliert? (z. B. Rechnungseingang, IT-Berechtigungen).
• Risikoanalyse: Welches Risiko soll durch die Kontrolle verhindert werden? (z. B. Doppelzahlungen).
• Kontrollaktivität: Wie genau sieht die Prüfung aus? (z. B. Vier-Augen-Prinzip).
• Frequenz: Wie oft wird die Kontrolle durchgeführt? (z. B. stichprobenartig, monatlich, jährlich).
• Verantwortlichkeit: Wer führt die Kontrolle durch und wer überwacht sie?
• Testergebnis & Dokumentation: Wurden Fehler gefunden? Welche Nachweise (Screnshots, Unterschriften) gibt es?
• Massnahmen: Was passiert, wenn Abweichungen oder Fehler festgestellt wurden?

10. Digitale Archivierung

Nach der Verarbeitung muss die Rechnung nachvollziehbar abgelegt werden.

Dabei geht es nicht einfach darum, eine PDF-Datei irgendwo zu speichern.

Unternehmen müssen insbesondere sicherstellen, dass die relevanten Geschäftsbücher und Buchungsbelege ordnungsgemäss aufbewahrt werden und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Das Schweizer KMU-Portal weist darauf hin, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren sind. Elektronische Aufbewahrung ist möglich, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Die ESTV verlangt zudem, dass bei relevanten elektronisch oder auf Papier übermittelten und aufbewahrten Daten der Nachweis von Ursprung und Unverändertheit gewährleistet werden kann.

Wichtig: Ein digitales Dokumentenarchiv ist deshalb nicht automatisch ein gesetzeskonformes Archiv. Entscheidend sind die konkrete technische Umsetzung und die organisatorischen Prozesse.

E-Rechnung: Der nächste Schritt der Digitalisierung

Die E-Rechnung gewinnt auch im Schweizer Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung.

Der entscheidende Unterschied zu einem einfachen PDF besteht darin, dass strukturierte Rechnungsdaten direkt in ein Buchhaltungssystem übernommen und weiterverarbeitet werden können.

Das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit beschreibt beispielsweise die Möglichkeit, strukturierte E-Rechnungsdaten direkt in das Buchhaltungssystem zu übernehmen und Prozesse wie Visierung, Freigabe und Archivierung zu automatisieren.

Ein moderner Eingangsrechnungsprozess sollte deshalb nicht nur PDF-Rechnungen verarbeiten, sondern auch für strukturierte elektronische Rechnungen vorbereitet sein.

Welche Anforderungen sollte ein Kreditorenworkflow erfüllen?

Bei der Auswahl einer Lösung sollten Schweizer Unternehmen insbesondere auf folgende Punkte achten:

Was kostet ein manueller Eingangsrechnungsprozess?

Die Kosten einer Rechnung entstehen nicht nur durch die Buchhaltung.

Zeit wird beispielsweise für folgende Tätigkeiten benötigt:

Eingang → Suche → Erfassung → Prüfung → Weiterleitung → Rückfragen → Kontierung → Freigabe → Nachbearbeitung → Buchung → Ablage

Bei einem papier- oder E-Mail-basierten Prozess kommen zudem häufig Medienbrüche hinzu.

Deshalb sollte bei einer Digitalisierung nicht nur gefragt werden:

„Was kostet die Software?“

Die wichtigere Frage lautet:

„Was kostet uns die heutige Verarbeitung jeder einzelnen Rechnung?“

Erst eine Betrachtung der gesamten Prozesskosten ermöglicht einen sinnvollen Vergleich.

10 Fragen für die Auswahl eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses

Vor der Einführung eines Kreditorenworkflows sollten Unternehmen mindestens diese Fragen beantworten:

1. Wie kommen Rechnungen heute ins Unternehmen?
   Papier, PDF, E-Rechnung oder unterschiedliche Kanäle?
2. Wie viele Rechnungen werden verarbeitet?
   Das Volumen beeinflusst Automatisierungsgrad und Wirtschaftlichkeit.
3. Wie viel wird heute manuell erfasst?
   Hier liegt häufig grosses Einsparpotenzial.
4. Wie werden Rechnungen geprüft?
   Sind Prüfungen standardisiert oder personenabhängig?
5. Wie funktioniert die Freigabe?
   Gibt es klare Regeln und Verantwortlichkeiten?
6. Was passiert bei Abwesenheiten?
   Kann der Prozess automatisch auf Stellvertretungen reagieren?
7. Wie werden Rechnungen kontiert?
   Gibt es wiederkehrende Regeln oder Vorlagen?
8. Wie erfolgt die Übergabe an die Finanzbuchhaltung?
   Werden Daten automatisch übertragen?
9. Wie werden Belege archiviert?
   Ist die spätere Nachvollziehbarkeit gewährleistet?
10. Kann der Prozess mit dem Unternehmen wachsen?
    Ein guter Workflow sollte auch bei steigenden Rechnungsvolumen, zusätzlichen Gesellschaften oder komplexeren Freigabestrukturen funktionieren.

Überblick über einen digitalen Rechnungsprozess

Ein effizienter Schweizer Eingangsrechnungsprozess lässt sich vereinfacht so darstellen:

Je mehr dieser Schritte ohne Medienbruch ineinandergreifen, desto höher ist der Automatisierungsgrad.

Xpert.APF: Digitaler Kreditorenworkflow für Schweizer Unternehmen

Für Unternehmen, die ihren Rechnungseingangsprozess digitalisieren möchten, bietet Soreco Xpert.APF einen durchgängigen Kreditorenworkflow.

Der Prozess reicht von der Erfassung und Klassifizierung über Kontierung und Visierung bis zur Endkontrolle, Verbuchung und Archivierung. Xpert.APF kann dabei in bestehende Finanzbuchhaltungen integriert und mit unterschiedlichen ERP- und DMS-Umgebungen eingesetzt werden.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• digitale Erfassung von Eingangsrechnungen
• automatische KI basierte Datenextraktion
• E-Billing-Import
• Kontierung und Kontierungsvorlagen
• regelbasierte Rechnungsfreigabe
• individuelle Hierarchien und Freigabelimiten
• Stellvertretungsregelungen
• automatische Weiterleitung
• Endkontrolle
• ERP-Integration
• digitale Archivierung
• mobile Nutzung

Damit lässt sich der Kreditorenprozess an die individuellen Strukturen eines Unternehmens anpassen.