Welcher Kreditorenworkflow passt besser zu Ihrem Unternehmen?
In diesem Vergleich zeigen wir, worauf Unternehmen bei der Wahl eines Kreditorenworkflows achten sollten, welche Stärken die beiden Lösungen auszeichnen und welche Kriterien für eine wirtschaftliche, effiziente und zukunftsorientierte Entscheidung entscheidend sind.
Doch welche Lösung eignet sich besser für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Xpert.APF von Soreco oder SAP Invoice Management by OpenText?
Beide Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten und Freigabeprozesse zu optimieren. Die Unterschiede liegen insbesondere in der Systemintegration, der Prozessgestaltung, dem Implementierungsaufwand und den Anforderungen an die bestehende IT-Landschaft.
Während SAP IM vor allem für Unternehmen mit einer stark auf SAP ausgerichteten Systemlandschaft interessant ist, bietet Xpert.APF einen flexiblen Ansatz für die Digitalisierung des Rechnungseingangs mit Anbindung an unterschiedliche ERP-Systeme.
Welche Lösung besser passt, hängt deshalb wesentlich von der bestehenden IT-Landschaft, der Komplexität der Rechnungsprozesse und den strategischen Zielen des Unternehmens ab.
| Vergleichskriterium | Xpert.APF | SAP Invoice Management | Einordnung / wesentlicher Unterschied |
|---|---|---|---|
| Grundausrichtung | Spezialisierte Lösung für den durchgängigen Kreditorenprozess von Rechnungseingang über Prüfung, Kontierung und Freigabe bis zur Verbuchung. | Kreditorenfunktionalitäten als Bestandteil des SAP-Ökosystems. | Beide können einen durchgängigen Kreditorenprozess abbilden. Der wesentliche Unterschied liegt in Spezialisierung versus ERP-Integration. |
| Kernziel | Verarbeitung von über 100’000 Rechnungen pro Jahr durch effiziente, deterministische Prozesse. Weniger manueller Aufwand, einfachere Abläufe und tiefere Prozesskosten. | Tiefe Integration der Rechnungsverarbeitung in die SAP-Prozesswelt. | Entscheidend ist, ob der Kreditorenprozess eigenständig optimiert oder möglichst eng an SAP ausgerichtet werden soll. |
| SAP-Integration | Integration mit SAP möglich. Schnittstellen vorhanden. | Native Integration in SAP. | Vorteil SAP, wenn SAP die zentrale und einzige ERP-Plattform ist. |
| ERP-Unabhängigkeit | Unabhängig vom eingesetzten ERP. | Primär auf SAP ausgerichtet. | Vorteil Xpert.APF, wenn verschiedene ERP-Systeme vorhanden sind oder ERP-Unabhängigkeit gewünscht wird. |
| Multi-ERP | Mehrere ERP-Systeme können parallel angebunden werden. Rechnungen können anhand definierter Regeln dem jeweiligen ERP zugeführt werden. | Möglich, insbesondere im SAP-Ökosystem, aber stärker SAP-zentriert. | Besonders relevant bei Konzernen, Unternehmensgruppen, Akquisitionen und heterogenen Systemlandschaften. |
| Capturing | Leistungsfähige OCR-/KI-basierte Rechnungserfassung. | Leistungsfähige SAP- und Partnerlösungen verfügbar. | Funktional grundsätzlich bei beiden Lösungen möglich. Xpert.APF ist bei Rechnungen mit Schweizer QR-Code besonders leistungsfähig und präzise. |
| Schweizer QR-Rechnung | Direkte Nutzung strukturierter QR-Code-Daten. | Unterstützung schweizerischer Rechnungs- und Compliance-Anforderungen. | Für Schweizer Unternehmen sollten die konkreten Prozesse geprüft werden. Xpert.APF ist stark auf den Schweizer Rechnungsprozess ausgerichtet. |
| Kontierung | Regeln, Vorlagen und Kontierungsimporter. Kontierungsvorschläge auf Basis des gewählten Kreditors vereinfachen und beschleunigen die Rechnungskontierung. | Tiefe Integration in SAP FI/MM und SAP-Buchungslogik. | SAP-Vorteil bei konsequenter SAP-Nutzung; Xpert.APF bei unabhängiger Prozessgestaltung. |
| Bestell- und Warenabgleich | Rechnungen können mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen werden. | Sehr tiefe Integration mit SAP-Bestellprozessen. | Ein möglicher SAP-Vorteil, wenn Einkauf und Warenwirtschaft vollständig in SAP erfolgen. |
| Freigabeworkflow | Spezialisierter Kreditorenworkflow mit konfigurierbaren Freigaben. | Flexible SAP-Workflowmechanismen. | Beide können leistungsfähig sein. Die Entscheidung hängt stark von der benötigten Prozesslogik ab. |
| Freigabelimiten | Betrags- und organisationsabhängige Freigabelogik. | Über SAP Workflow und Organisationsstrukturen abbildbar. | Beide grundsätzlich geeignet. |
| Hierarchien / Organisation | Organisations- und Genehmigungsstrukturen für den Kreditorenprozess. | Nutzung der SAP-Organisations- und Berechtigungsstrukturen. | SAP-Vorteil, wenn die bestehende SAP-Organisation direkt verwendet werden soll. |
| Stellvertretungen / Abwesenheiten | Bestandteil des Workflows. | Über SAP-Workflowmechanismen. | Beide grundsätzlich geeignet. |
| Komplexe individuelle Prozesse | Stark auf individuelle Kreditoren- und Freigabeprozesse ausgerichtet. | Hohe Anpassbarkeit, aber innerhalb der SAP-Architektur. | Potentieller Vorteil Xpert.APF, insbesondere bei stark individuellen Kreditorenprozessen. |
| Off-Standard-Anforderungen | Spezialisierte Lösung mit hoher Flexibilität im Kreditorenprozess. | Anpassungen innerhalb der SAP-Architektur und Governance. | Xpert.APF kann interessant sein, wenn der Kreditorenprozess sehr individuell und auch über verschiedene Mandanten ausgestaltet werden soll. |
| DMS-Integration | Integration mit verschiedenen DMS möglich. | Besonders enge Integration mit der SAP-/OpenText-Umgebung. | Bei bestehender OpenText-/SAP-Landschaft möglicher Vorteil SAP; bei heterogenen Landschaften kann Xpert.APF flexibler sein. |
| KI | KI-Capturing als Bestandteil des Workflows. | SAP entwickelt Business AI, Joule und KI-gestützte Rechnungsverarbeitung weiter. | SAP ist stärker bei plattformübergreifenden KI-Funktionen positioniert; Xpert.APF kombiniert spezialisiertes Capturing mit einem dedizierten Kreditorenworkflow. |
| Internationalisierung | Schwerpunkt Schweiz. | Global ausgelegt. | Klarer Vorteil SAP bei internationalen Rollouts. Bei Rollouts in der Schweiz kann Xpert.APF wirtschaftlich interessant sein. |
| Schweizer Spezialisierung | Stark auf Schweizer Rechnungswesen und Prozesse ausgerichtet. | Globale Lösung mit lokaler Unterstützung. | Potentieller Vorteil Xpert.APF für rein oder überwiegend schweizerische Organisationen. |
| Implementierungsumfang | Einführung eines spezialisierten Kreditorenworkflows. | Je nach Lösung Integration in eine umfassende SAP-Prozesslandschaft. | Bei einem reinen Kreditorenprojekt kann Xpert.APF architektonisch schlanker sein. |
| Bestehende SAP-Infrastruktur | Kann zusätzlich zu SAP betrieben werden. | Nutzt bestehende SAP-Strukturen direkt. | Je stärker Prozesse bereits in SAP integriert sind, desto attraktiver kann die SAP-Lösung werden. |
| Bestehende heterogene Systemlandschaft | Als zentrale Workflow-Schicht über verschiedene Systeme einsetzbar. | Möglich, aber stärker auf das SAP-Ökosystem ausgerichtet. | Hier wird Xpert.APF besonders interessant. |
| Gesamtplattform | Spezialisierte AP-Lösung. | Teil eines umfassenden ERP- und Procurement-Ökosystems. | SAP hat die deutlich grössere Plattformbreite. Wenn zusätzlich ein Finanz- und Lohnsystem für die Schweiz gefragt ist, bietet Soreco AG weitere Lösungen. |
| Fokus auf Kreditoren | Sehr hoch. | Bestandteil eines grösseren Lösungsportfolios. | Vorteil Xpert.APF bei einer klaren Fokussierung auf den Kreditorenprozess. |
| Kosten / TCO | In der Regel klar abgegrenzte Kosten für Kreditorenworkflow, Capturing, Integration und Betrieb. Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis als Positionierung. | Die Kosten hängen stark von den eingesetzten SAP-Komponenten ab, beispielsweise S/4HANA-Workflow, SAP Invoice Management by OpenText oder SAP Ariba. Lizenz-, Integrations-, Beratungs- und Betriebskosten können erheblich sein. | Bei der Evaluation sollten neben Lizenzkosten insbesondere Implementierung, Integration, zusätzliche Komponenten, Anpassungen und laufender Betrieb berücksichtigt werden. Die tatsächlichen Gesamtkosten müssen anhand konkreter Angebote verglichen werden. |
| Geeignet für | Unternehmen mit heterogenen ERP-Landschaften, komplexen Workflows, individuellen Anforderungen und Wunsch nach einer spezialisierten AP-Lösung – vom KMU bis zum Grossunternehmen. | Unternehmen mit konsequenter SAP-Strategie, standardisierten Prozessen und Wunsch nach maximaler SAP-Integration. | Die Systemlandschaft und Prozessstrategie sind entscheidender als eine reine Feature-Betrachtung. |
Hinweis: Die Gegenüberstellung beschreibt die genannten Produktpositionierungen. Funktionen, Integrationen und konkrete Einsatzmöglichkeiten sollten vor einer Beschaffungsentscheidung mit den jeweiligen Anbietern geprüft werden.
