Die ACO AG hat seit Ende Februar 2020 den Kreditorenworkflow Xpert.APF mit integriertem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm im Einsatz. Philip Petruzzi, Leiter Finanzen & Controlling, könnte sich ein Leben ohne automatisierten Rechnungseingangsprozess nicht mehr vorstellen. Gut, dass er das nicht muss.
Wenn Philip Petruzzi, Leiter Finanzen & Controlling bei der ACO AG, zurückblickt auf die Zeit vor der Einführung von Xpert.APF, findet er klare Worte: «Früher lebten wir punkto Kreditorenprozess in der Steinzeit, heute in der Zukunft.» Er führt aus: «Bis vor fast einem Jahr kamen die Rechnungen in physischer Form ins Unternehmen oder mussten ausgedruckt werden, damit sie mit einem Datums- und Kontierungsstempel versehen werden konnten. Im Anschluss haben wir die Rechnungen kontiert sowie nach Verantwortlichkeiten sortiert, bevor wir sie intern – im Postmäppli oder gar per Post an andere Standorte – verteilt haben. Die verantwortliche Person musste die physische Rechnung anschauen, visieren und zurück an die Buchhaltung schicken. Hier nahmen wir jede Rechnung nochmal in die Hand und buchten sie unter Angabe von Rechnungsdatum, Lieferanten- und Belegnummer sowie anderer Informationen einzeln ins System ein. Zu guter Letzt wurde die Rechnung natürlich noch in einem Ordner abgelegt.» Ein sehr hoher Aufwand also, den man sich mit Xpert.APF und dem integrierten Dokumentenmanagement d.3ecm sparen kann.
Und wie sieht es heute aus?
Die aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung des Rechnungsprozesses mengenmässig abnehmenden Papierrechnungen werden gleich zu Beginn digitalisiert und kontiert. Bei Belegen, die bereits in Form von PDF-Rechnungen eingehen, gestaltet sich der Prozess noch effizienter, da das Scannen vollständig entfällt. Dank der automatisierten Kontierung sowie der hinterlegten Organisationsstruktur werden die Rechnungen direkt an die zuständigen Stellen weitergeleitet, wo sie – selbstverständlich ebenfalls digital – visiert und freigegeben werden. Nach erfolgter Freigabe wird die Buchhaltung automatisch benachrichtigt, sodass die Rechnungen geprüft, verbucht und die Zahlungen ausgelöst werden können. Doch die augenscheinliche Vereinfachung des digitalen Rechnungsworkflows ist nur ein Teil des Nutzens. Philip Petruzzi ergänzt:
«Ganz abgesehen davon, dass der Prozess erheblich erleichtert und dadurch deutlich schneller wird, geht praktisch nie mehr eine Rechnung verloren. Zudem werden sämtliche Informationen zu jeder einzelnen Rechnung revisionssicher protokolliert – ein enormer Vorteil im Rahmen von Betriebsprüfungen.»
Befragt nach weiteren Vorteilen führt der Leiter Finanzen & Controlling aus:
«Besonders überzeugt hat mich der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf alle Dokumente. Gerade während Corona, als wir unser Team innert kürzester Zeit ins Homeoffice schicken mussten, wurde uns dieser Vorteil besonders bewusst. Unsere Mitarbeitenden konnten die Rechnungen webbasiert von zuhause aus nicht nur prüfen und kontieren, sondern auch freigeben.» Auf den Punkt gebracht: Xpert.APF ermöglicht die komplette digitale Abwicklung – von der Rechnungserkennung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Verbuchung und Archivierung aller Belege. Die Lösung bietet zudem eine individuell anpassbare Workflow-Steuerung inklusive Bearbeitungszeiten, Freigabelimiten, Co-Freigaben, Stellvertreterregelungen sowie automatischen Erinnerungsfunktionen. Auch die Auswahl des Dokumentenmanagementsystems (DMS), das für einen Kreditorenworkflow benötigt wird, ist völlig frei wählbar.
Die ACO AG hat sich für die von Soreco vertriebene Lösung d.3ecm entschieden. Vorteile dieser DMS-Lösung sind unter anderem die modularen Erweiterungsmöglichkeiten für zusätzliche Dokumententypen wie Verträge oder digitale Personalakten sowie die umfassende Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Das Anwendungsspektrum reicht vom E-Mail-Management über die Verarbeitung eingehender Post bis hin zur digitalen Signatur mehrerer Personen – um nur einige zu nennen. In Kombination mit Xpert.APF wird durch d.3ecm die Rechnungssuche erheblich vereinfacht. Ein Beispiel: Die nach dem digitalen Rechnungseingangsprozess archivierten Dokumente lassen sich direkt aus der Finanzbuchhaltungslösung heraus suchen und anzeigen – inklusive der Möglichkeit, die Originalrechnung direkt auf Buchungsbelegsebene einzusehen.
«Die Produkte Xpert.APF und d.3ecm sind für uns ein grosser Fortschritt und ich bin extrem zufrieden und froh darüber, in welchem Ausmass sie uns das Leben erleichtern.»
Philip Petruzzi, Leiter Finanzen & Controlling, ACO AG
Reibungslose Implementierung
Die Einführung von Xpert.APF sowie d.3ecm dauerte – von der Vertragsunterzeichnung bis zur Inbetriebnahme – von Ende Oktober 2019 bis Ende Februar 2020, also rund 4 Monate. Philip Petruzzi räumt ein: «Das Ganze hätte auch schneller über die Bühne gehen können, doch die Abstimmung mit unserer hauseigenen IT-Abteilung hat mehr Zeit in Anspruch genommen als gedacht.» Nachdem bereits zwecks Offerterstellung zahlreiche Anforderungen und Bedürfnisse definiert wurden, ging es nach der Auftragserteilung in einem ersten Schritt darum, diese Parameter im Rahmen von Workshops detailliert abzuholen bzw. zu verifizieren. Das auf dieser Basis entstandene Detailkonzept inkl. Terminplan wurde durch die ACO AG freigegeben – womit der Umsetzung nichts mehr im Wege stand. Nach der Implementierung erfolgte die Abnahme aufgrund der zugesicherten Funktionalität (Stabilität, Geschwindigkeit, funktionierende Zugriffe etc.) und vorgängig definierter Testfälle, die normalerweise die eher anspruchsvollen Prozesse abbilden. Zu guter Letzt wurde das Team der ACO AG für die beiden Applikationen geschult und wird seither bei Fragen oder Problemen durch den Soreco-Support unterstützt.
Und weiter gehts
Selbstverständlich entstehen im Laufe der Zeit sowohl bei der ACO AG als auch bei anderen Kunden kontinuierlich neue Bedürfnisse und Anforderungen. Soreco nimmt diese auf und entscheidet aufgrund des Spezialisierungsgrades, ob eine Funktionalität in die Standardlösung aufgenommen oder als Spezialfall behandelt wird. So oder so entwickelt Soreco die Kreditorenlösung Xpert.APF stetig weiter und implementiert laufend neue Features – womit diese quasi fortwährend weiterwächst. Mittlerweile hat auch bei der ACO AG bereits ein Release stattgefunden.
Xpert.APF zeichnet sich aus durch
- Mandantenfähigkeit
- Mehrsprachigkeit
- Branchenunabhängigkeit
- ERP-Unabhängigkeit
- Verschiedene Wege durch Ihr Unternehmen
- Individualisierbarkeit auf Ihre Bedürfnisse
- Scanning: Hohen Automatisierungsgrad durch optische Erkennung in der Extraktions-Software
- Optimale Führung durch frühe Fehlererkennung / mögliche Datenergänzung
- Historisierung jedes Vorgangs (IKS-fähig)
- Möglichkeit für Dunkelverbuchungen
- Möglichkeit zur Führung weiterer Anhänge
