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Scanning und Klassifizierung
- Belegerfassung mit Datenextraktion
- Digitalisierung der Rechnungen (Scanning und E-Billing-Import)
- Hoher Automatisierungsgrad durch optische Erkennung in Extraktions-Software
- Optimale Führung durch frühe Fehlererkennung / mögliche Datenergänzung
Optionale Vorerfassung
- Kontrolle und Ergänzung von Rechnungskopf-Informationen
- Manuelle Zuweisungen von Aufgaben
- Übersichtliche Darstellung mit verschiedenen Ansichtsoptionen
- Möglichkeit zum Upload von Rechnungsbeilagen
- Anlegen der Rechnungen pro Mandant oder mandantenübergreifend
Kontierung
- Sachliche & inhaltliche Prüfung eines Beleges
- Erstellung eines ersten Freigabevisums
- Weiterleitung des Belegs im Prozess
- Möglichkeit zur Erstellung von Kontierungsvorlagen
- Möglichkeit zum Datenimport aus Vorsystemen oder Excel
- Berücksichtigung komplexer Kontierungsregeln aus ERP-System
Visierung
- Automatische und regelbasierte Verteilung an alle beteiligten Stellen
- An die Berechtigung angepasster Prozess
- Hohe Individualisierbarkeit
- Verkürzte Durchlaufzeiten dank parallelem Freigabeprozess
- Bei Bedarf Rückgabe an vorherige Person
Endkontrolle
- Kontrolle des Belegs durch Buchhaltungsabteilung
- Abgabe in Kreditorenbuchhaltung
- Systemseitige Verbuchung und Archivierung
- Abgleich mit Buchhaltung und Archiv individuell wählbar
- ERP- und DMS-unabhängig
Zusatzmodul OrgManager
- Beliebig definierbare Hierarchiestufen pro Mandant
- Limite pro Stufe
- Steuerung für Kontierung, Freigabe und Hierarchie
- Regelwerk für Kostenstellen, Konto/Sachkonto sowie individuelle, firmenspezifische Werte definierbar
- Eigenes optionales Regelmodul für die Administration des hierarchischen Unterschriftenlaufs
Scanning und Klassifizierung
- Belegerfassung mit Datenextraktion
- Digitalisierung der Rechnungen (Scanning und E-Billing-Import)
- Hoher Automatisierungsgrad durch optische Erkennung in Extraktions-Softwar
- Optimale Führung durch frühe Fehlererkennung / mögliche Datenergänzung
Optionale Vorerfassung
- Kontrolle und Ergänzung von Rechnungskopf-Informationen
- Manuelle Zuweisungen von Aufgaben
- Übersichtliche Darstellung mit verschiedenen Ansichtsoptionen
- Möglichkeit zum Upload von Rechnungsbeilagen
- Anlegen der Rechnungen pro Mandant oder mandantenübergreifend
Kontierung
- Sachliche & inhaltliche Prüfung eines Belege
- Erstellung eines ersten Freigabevisum
- Weiterleitung des Belegs im Prozess
- Möglichkeit zur Erstellung von Kontierungsvorlagen
- Möglichkeit zum Datenimport aus Vorsystemen oder Excel
- Berücksichtigung komplexer Kontierungsregeln aus ERP-System
Visierung
- Automatische und regelbasierte Verteilung an alle beteiligten Stellen
- An die Berechtigung angepasster Prozess
- Hohe Individualisierbarkeit
- Verkürzte Durchlaufzeiten dank parallelem Freigabeprozess
- Bei Bedarf Rückgabe an vorherige Person
Endkontrolle
- Kontrolle des Belegs durch Buchhaltungsabteilung
- Abgabe in Kreditorenbuchhaltung
- Systemseitige Verbuchung und Archivierung
- Abgleich mit Buchhaltung und Archiv individuell wählbar
- ERP- und DMS-unabhängig
Zusatzmodul OrgManager
- Beliebig definierbare Hierarchiestufen pro Mandant
- Limite pro Stufe
- Steuerung für Kontierung, Freigabe und Hierarchie
- Regelwerk für Kostenstellen, Konto/Sachkonto sowie individuelle, firmenspezifische Werte definierbar
- Eigenes optionales Regelmodul für die Administration des hierarchischen Unterschriftenlaufs
Erfahrungsbericht
FACTSHEET
Effizient, transparent, individuell: Der Kreditorenworkflow Xpert.APF optimiert Ihre Rechnungsverarbeitung mit hoher Automatisierung und Anpassungsfähigkeit. Branchenunabhängig, sicher und nahtlos integrierbar – entdecken Sie jetzt die Details.
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…wir beraten Sie gerne!
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
1. Was ist ein digitaler Kreditorenworkflow?
Ein digitaler Kreditorenworkflow automatisiert die Verarbeitung von Eingangsrechnungen – von der Erfassung und Prüfung über Kontierung und Freigabe bis zur Verbuchung und Archivierung. Mit Xpert.APF von Soreco können Unternehmen diesen gesamten Prozess digital und ohne Medienbrüche abbilden.
2. Welche Vorteile bietet ein automatisierter Kreditorenworkflow?
Ein automatisierter Kreditorenworkflow reduziert manuelle Arbeit, verkürzt Durchlaufzeiten und minimiert Fehler bei der Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig erhalten Unternehmen mehr Transparenz über offene Rechnungen und Freigaben. Mit Xpert.APF können Rechnungen regelbasiert an die zuständigen Personen weitergeleitet und schneller verarbeitet werden.
3. Wie funktioniert die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Xpert.APF?
Eingehende Rechnungen werden zunächst digital erfasst und relevante Rechnungsdaten extrahiert. Anschliessend können die Belege geprüft, kontiert und über definierte Freigabeprozesse an die zuständigen Personen verteilt werden. Nach der Endkontrolle erfolgt die Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung sowie die systemseitige Verbuchung und Archivierung.
4. Können Rechnungen mit Xpert.APF automatisch erkannt und ausgelesen werden?
Ja. Xpert.APF unterstützt die digitale Belegerfassung mit Datenextraktion sowie den Import elektronischer Rechnungen. Durch die optische Erkennung können Rechnungsinformationen automatisiert erfasst und bereits früh im Prozess auf Fehler oder fehlende Angaben geprüft werden.
5. Lassen sich Freigabeprozesse und Berechtigungen individuell definieren?
Ja. Xpert.APF ermöglicht individuelle und regelbasierte Freigabeprozesse. Rechnungen können abhängig von Berechtigungen, Kostenstellen, Sachkonten, Limiten oder unternehmensspezifischen Regeln automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Mit dem optionalen OrgManager lassen sich zusätzlich komplexe Organisations- und Freigabehierarchien abbilden.
6. Kann Xpert.APF in bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme integriert werden?
Ja. Xpert.APF ist für die Integration in bestehende Finanz- und ERP-Landschaften ausgelegt. Kontierungsinformationen können beispielsweise aus Vorsystemen oder Excel übernommen und komplexe Kontierungsregeln aus ERP-Systemen berücksichtigt werden. Die Lösung kann dadurch in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden, ohne die vorhandene Systemlandschaft vollständig ersetzen zu müssen.
7. Benötigt Xpert.APF ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Nein. Xpert.APF ist DMS-unabhängig und kann mit unterschiedlichen Dokumentenmanagement- und Archivsystemen eingesetzt werden. Dadurch können Unternehmen ihr bestehendes DMS weiterverwenden oder den Kreditorenworkflow beispielsweise mit d.velop documents kombinieren.
8. Können Rechnungen auch im Homeoffice oder von verschiedenen Standorten freigegeben werden?
Ja. Der digitale Kreditorenworkflow ermöglicht den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Aufgaben und Dokumente. Dadurch können zuständige Mitarbeitende Rechnungen auch ausserhalb der Buchhaltung oder von unterschiedlichen Unternehmensstandorten aus bearbeiten und freigeben.
9. Für welche Unternehmen eignet sich Xpert.APF?
Xpert.APF eignet sich für Unternehmen und Organisationen, die ihren Rechnungseingangsprozess digitalisieren, standardisieren und automatisieren möchten. Die Lösung ist branchenunabhängig und kann an unterschiedliche Organisationsstrukturen, Freigaberegeln und Rechnungsvolumen angepasst werden. Auf der Soreco-Seite wird beispielsweise ein Einsatz mit rund 1.000 Kreditorenrechnungen jährlich beschrieben.
10. Wie schnell können Rechnungen mit einem digitalen Kreditorenworkflow verarbeitet werden?
Die Bearbeitungszeit hängt von den jeweiligen Freigaberegeln und Unternehmensprozessen ab. Automatische Verteilung und parallele Freigabeprozesse können die Durchlaufzeit jedoch deutlich verkürzen. Bei der Berufsfachschule des Detailhandels Bern konnten Rechnungen mit Xpert.APF teilweise innerhalb weniger Minuten visiert und verbucht werden – Prozesse, die zuvor mehrere Tage benötigten.
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REFERENZEN
