In der dynamischen Treuhandbranche stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Kleinkunden effizient zu betreuen. Sie übernehmen nicht nur die komplette Buchhaltung, sondern auch die dazugehörigen Spesenabrechnungen — ein Prozess, der bei manueller Bearbeitung sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Die Digitalisierung mit einem intelligenten Spesenmanagement-Tool bietet hier ein enormes Optimierungspotenzial.
Herausforderungen im traditionellen Spesenmanagement
Viele kleinere Unternehmen übermitteln ihre Spesen noch manuell an ihren Treuhänder — entweder als Papierbelege oder Scans per E-Mail. Die Daten werden dann händisch in Excel oder eine Buchhaltungssoftware übertragen, nicht selten mit fehleranfälliger Berechnung der Mehrwertsteuer. Anschliessend erfolgt der manuelle Abgleich mit Kontoauszügen, bevor genehmigte Spesen per Banküberweisung erstattet werden. Dieser Prozess kostet viel Zeit und birgt unliebsame Fehlerquellen.
Hier kommt die Spesenlösung Soreco.Xpenses ins Spiel: Unsere digitale Lösung reduziert den administrativen Aufwand um bis zu 70 % und eliminiert fehleranfällige Zwischenschritte. Gleichzeitig profitieren Sie als Treuhänder von einer besseren Übersicht und einer effizienteren Kundenbetreuung.
Soreco.Xpenses — die KI-gestützte Lösung für das Spesenmanagement
So funktioniert’s in der Praxis:
- Kleinkunden als Mandanten verwalten: Treuhänder wählen zwischen dem «Professional»- und dem «Entreprise»-Paket. In einem halbstündigen Online-Meeting richtet unser Produktspezialist gemeinsam mit dem Treuhandunternehmen die Mandantenstruktur ein. Nun kann das Treuhandbüro die einzelnen Mandanten und deren Spesenreglement selbst erfassen und festlegen. Damit entsteht von Beginn an eine klar strukturierte und effiziente Verwaltung der Spesenbelege.
- Belegerfassung: Die Kunden erfassen die Spesenbelege direkt per App (iOS, Android) einfach mit dem Smartphone – oder bei der Webversion mit dem Laptop. Die KI liest die Belege automatisch aus, erkennt die Mehrwertsteuer (inkl. Splits) und reduziert so Fehler, was den Abgleich mit der Buchhaltung erheblich erleichtert. Nach dem digitalen Freigabeprozess werden die Belege revisionssicher in der Schweizer Cloud gespeichert.
- Effiziente Datenintegration: Anstatt jeden Beleg manuell in die Buchhaltung zu übertragen, werden alle erfassten Daten je Mandant zentral gesammelt. Per CSV-Export lassen sie sich einfach in die Lohn- und Finanzbuchhaltung importieren — eine zeitsparende und fehlerfreie Alternative.
Maximale Datensicherheit und Compliance
Mit modernsten Sicherheitsfunktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, individuellen Zugriffskontrollen und revisionssicherer Protokollierung gewährleistet Ihnen Xpenses höchste Sicherheitsstandards. Die Cloud-Speicherung in der Schweiz sorgt für volle Transparenz und Kontrolle. Zudem ermöglicht das System eine automatisierte Archivierung der Spesenbelege, wodurch Unternehmen jederzeit revisionssichere Nachweise bereitstellen können.
Ihr Wettbewerbsvorteil: Effizienz und Kundenzufriedenheit
Mit Soreco.Xpenses können Sie sich wieder auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, während repetitive Verwaltungsaufgaben automatisiert ablaufen. Das Ergebnis: Ein effizienter Spesenprozess, reduzierte Fehlerquoten und eine gesteigerte Kundenzufriedenheit und -bindung. Gleichzeitig können Treuhänder ihren Kunden einen noch besseren Service bieten, indem sie Prozesse optimieren und proaktiv Mehrwert schaffen.
Fazit: Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten
Unternehmen sparen Zeit und erhöhen die Transparenz, während Treuhandunternehmen von einem reduzierten Erfassungsaufwand und einer reibungslosen Integration in die Finanzbuchhaltung profitieren. Durch die Automatisierung lassen sich Fehler vermeiden und die Effizienz der Spesenabwicklung erheblich steigern.
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Weil wir Ihre Branche kennen: Als offizieller Umsetzungspartner des INSTITUT TREUHAND 4.0 wissen wir, worauf es bei Treuhandunternehmen ankommt – in der Praxis, im Alltag, im Umgang mit Kleinkunden.
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