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Effizienter Zugriff auf Informationen
Ein Kernmerkmal des DMS Systems d.velop documents ist die Effizienz der Dokumentensuche. Mit einer Kombination aus Volltextsuche und Metadatensuche können Nutzer sowohl nach Dateinamen als auch nach Inhalten innerhalb der Dokumente suchen. Verträge, Rechnungen oder E-Mails lassen sich so schnell und unkompliziert finden.
Eine intuitive Benutzeroberfläche macht die Nutzung einfach und effizient. Individuell anpassbare Dashboards und Filter ermöglichen es jedem Mitarbeiter, die Suche optimal auf seine Bedürfnisse abzustimmen.
Flexible Betriebsmodelle
Das d.velop documents bietet eine flexible Implementierung, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Sie können aus drei Modellen wählen:
- On-Premises: Wenn Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten wünschen, ist dieses Modell ideal. Ihre Dokumente werden sicher auf firmeneigenen Servern gespeichert.
- Cloud: Eine kosteneffiziente und flexible Lösung, die keinen Wartungsaufwand für lokale IT-Systeme erfordert. Ihre Daten sind sicher und jederzeit skalierbar.
- Hybride Lösungen: Die perfekte Balance aus beiden Welten. Sensible Daten können lokal gespeichert werden, während Sie die Vorteile der Cloud nutzen, um flexibel und skalierbar zu bleiben.
Die Wahl zwischen diesen Modellen gibt Unternehmen die Freiheit, ihre IT-Landschaft individuell zu gestalten. Darüber hinaus können Sie jederzeit zwischen den Modellen wechseln oder diese kombinieren, um sich an neue Anforderungen anzupassen.
Automatisierung von Workflows
Routineaufgaben gehören mit d.velop documents der Vergangenheit an. Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder Urlaubsanträge laufen dank automatisierter Workflows effizient und fehlerfrei ab.
Das System definiert jeden Schritt klar – vom Erstellen eines Dokuments über dessen Prüfung und Freigabe bis zur abschließenden Archivierung. Manuelle Fehler werden minimiert, und Fristen oder Aufgaben geraten nicht mehr in Vergessenheit, da das System Nutzer rechtzeitig erinnert.
Ein weiterer Vorteil ist die Echtzeitverfolgung von Workflows. Führungskräfte und Mitarbeiter können den Status eines Prozesses jederzeit einsehen.
Sicherheit und Compliance
Datenschutz und gesetzliche Anforderungen sind bei d.velop documents zentrale Themen. Die Lösung bietet eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dokumente werden manipulationssicher gespeichert, sodass ihre Integrität gewährleistet bleibt.
Ein sehr detailiert gesteuertes Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Ergänzend dazu ermöglichen digitale Signaturen eine rechtsgültige Authentifizierung.
Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Anforderungen wie die DSGVO einzuhalten und gleichzeitig ein Höchstmass an Datensicherheit zu gewährleisten.
Zukunftssichere Skalierbarkeit
d.velop documents ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Regelmässige Updates sorgen dafür, dass das System stets den aktuellen technologischen Anforderungen entspricht.
Die flexible Skalierbarkeit ermöglicht es, das System problemlos ansteigende Datenmengen oder neue Geschäftsprozesse anzupassen. Neue Abteilungen oder Mitarbeiter können so problemlos und einfach hinzugefügt werden.
Effizienter Zugriff auf Informationen
Ein Kernmerkmal des DMS Systems d.velop documents ist die Effizienz der Dokumentensuche. Mit einer Kombination aus Volltextsuche und Metadatensuche können Nutzer sowohl nach Dateinamen als auch nach Inhalten innerhalb der Dokumente suchen. Verträge, Rechnungen oder E-Mails lassen sich so schnell und unkompliziert finden.
Eine intuitive Benutzeroberfläche macht die Nutzung einfach und effizient. Individuell anpassbare Dashboards und Filter ermöglichen es jedem Mitarbeiter, die Suche optimal auf seine Bedürfnisse abzustimmen.
Flexible Betriebsmodelle
Das d.velop documents bietet eine flexible Implementierung, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Sie können aus drei Modellen wählen:
- On-Premises: Wenn Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten wünschen, ist dieses Modell ideal. Ihre Dokumente werden sicher auf firmeneigenen Servern gespeichert.
- Cloud: Eine kosteneffiziente und flexible Lösung, die keinen Wartungsaufwand für lokale IT-Systeme erfordert. Ihre Daten sind sicher und jederzeit skalierbar.
- Hybride Lösungen: Die perfekte Balance aus beiden Welten. Sensible Daten können lokal gespeichert werden, während Sie die Vorteile der Cloud nutzen, um flexibel und skalierbar zu bleiben.
Die Wahl zwischen diesen Modellen gibt Unternehmen die Freiheit, ihre IT-Landschaft individuell zu gestalten. Darüber hinaus können Sie jederzeit zwischen den Modellen wechseln oder diese kombinieren, um sich an neue Anforderungen anzupassen.
Automatisierung von Workflows
Routineaufgaben gehören mit d.velop documents der Vergangenheit an. Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder Urlaubsanträge laufen dank automatisierter Workflows effizient und fehlerfrei ab.
Das System definiert jeden Schritt klar – vom Erstellen eines Dokuments über dessen Prüfung und Freigabe bis zur abschliessenden Archivierung. Manuelle Fehler werden minimiert, und Fristen oder Aufgaben geraten nicht mehr in Vergessenheit, da das System Nutzer rechtzeitig erinnert.
Ein weiterer Vorteil ist die Echtzeitverfolgung von Workflows. Führungskräfte und Mitarbeiter können den Status eines Prozesses jederzeit einsehen.
Sicherheit und Compliance
Datenschutz und gesetzliche Anforderungen sind bei d.velop documents zentrale Themen. Die Lösung bietet eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Dokumente werden manipulationssicher gespeichert, sodass ihre Integrität gewährleistet bleibt.
Ein sehr detailiert gesteuertes Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Ergänzend dazu ermöglichen digitale Signaturen eine rechtsgültige Authentifizierung.
Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Anforderungen wie die DSGVO einzuhalten und gleichzeitig ein Höchstmass an Datensicherheit zu gewährleisten.
Zukunftssichere Skalierbarkeit
d.velop documents ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Regelmässige Updates sorgen dafür, dass das System stets den aktuellen technologischen Anforderungen entspricht.
Die flexible Skalierbarkeit ermöglicht es, das System problemlos ansteigende Datenmengen oder neue Geschäftsprozesse anzupassen. Neue Abteilungen oder Mitarbeiter können so problemlos und einfach hinzugefügt werden.
Best Practice
FACTSHEET
Digital, sicher, effizient: Das DMS d.velop documents revolutioniert Ihr Dokumentenmanagement mit intelligenter Suche, automatisierten Workflows und revisionssicherer Archivierung. Flexibel als Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Lösung – entdecken Sie jetzt die Details.
SIE HABEN FRAGEN?
…wir beraten Sie gerne!
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
1. Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Unternehmen, Dokumente zentral zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und wiederzufinden. Mit d.velop documents, vertrieben und implementiert durch Soreco, können beispielsweise Rechnungen, Verträge, E-Mails und weitere Geschäftsdokumente digital organisiert und Geschäftsprozesse automatisiert werden.
2. Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement?
Ein digitales Dokumentenmanagement reduziert den Aufwand für manuelle Ablage und die Suche nach Informationen. Dokumente stehen zentral zur Verfügung und können unabhängig vom Standort abgerufen werden. Mit d.velop documents profitieren Unternehmen zusätzlich von automatisierten Workflows, einer leistungsfähigen Dokumentensuche, definierten Zugriffsrechten und revisionssicherer Archivierung.
3. Können Dokumente mit d.velop documents revisionssicher archiviert werden?
Ja. d.velop documents ermöglicht die revisionssichere und manipulationssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten. Dadurch wird die Integrität archivierter Dokumente sichergestellt und Unternehmen werden bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die digitale Aufbewahrung unterstützt.
4. Wie lassen sich Dokumente in d.velop documents wiederfinden?
d.velop documents kombiniert eine Volltextsuche mit einer Metadatensuche. Dadurch kann sowohl nach Dateinamen und hinterlegten Informationen als auch nach Inhalten innerhalb eines Dokuments gesucht werden. Rechnungen, Verträge, E-Mails und andere Geschäftsdokumente lassen sich so schnell und gezielt auffinden.
5. Können mit einem Dokumentenmanagementsystem Geschäftsprozesse automatisiert werden?
Ja. Mit d.velop documents lassen sich dokumentenbasierte Geschäftsprozesse durch digitale Workflows automatisieren. Prozesse wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Urlaubsanträge können vom Eingang beziehungsweise der Erstellung eines Dokuments über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung digital abgebildet werden. Erinnerungen und eine Echtzeitverfolgung unterstützen zusätzlich bei der Bearbeitung.
6. Wie werden Zugriffsrechte und sensible Dokumente in d.velop documents geschützt?
d.velop documents verfügt über ein detailliertes Rechtemanagement. Unternehmen können festlegen, welche Mitarbeitenden oder Benutzergruppen auf bestimmte Dokumente und Informationen zugreifen dürfen. Dadurch können sensible Unternehmensdaten geschützt und Zugriffe entsprechend der jeweiligen Organisationsstruktur gesteuert werden.
7. Kann d.velop documents als Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Lösung betrieben werden?
Ja. d.velop documents unterstützt unterschiedliche Betriebsmodelle. Unternehmen können das Dokumentenmanagement On-Premises auf der eigenen Infrastruktur, als Cloud-Lösung oder in einer hybriden Kombination betreiben. Dadurch lässt sich das DMS an bestehende IT-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen anpassen.
8. Können Mitarbeitende von verschiedenen Standorten auf Dokumente zugreifen?
Ja. d.velop documents ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf zentral abgelegte Dokumente. Dadurch können Mitarbeitende standort- und unternehmensübergreifend mit denselben Informationen arbeiten, ohne Dokumente über lokale Laufwerke, Papierarchive oder unterschiedliche Ablagesysteme austauschen zu müssen.
9. Für welche Dokumente und Unternehmensbereiche eignet sich d.velop documents?
Ein DMS wie d.velop documents kann für zahlreiche Arten von Geschäftsdokumenten eingesetzt werden – beispielsweise Rechnungen, Verträge, E-Mails, Personalunterlagen und weitere Unternehmensdokumente. Durch automatisierte Workflows und flexible Berechtigungen kann das System in unterschiedlichen Abteilungen und Geschäftsprozessen eingesetzt und schrittweise erweitert werden.
10. Für welche Unternehmen eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem wie d.velop documents?
d.velop documents eignet sich für Unternehmen, die ihre Dokumentenablage digitalisieren, Informationen zentral verfügbar machen und dokumentenbasierte Prozesse automatisieren möchten. Durch die skalierbare Architektur sowie Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Betriebsmodelle kann die Lösung an unterschiedliche Unternehmensgrössen, IT-Landschaften und wachsende Dokumentenmengen angepasst werden.
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