Sub Heading
Sub Heading
Sub Heading
Sub Heading
Spesentypen erfassen:
- Diverse Spesen: Für individuell anpassbare Ausgaben wie beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten oder Kundenauslagen.
- Pauschalspesen: Fixbeträge für regelmässige Auslagen
- Fahrzeugspesen: Kilometerabrechnung basierend auf der Fahrzeugkategorie
- Stundenerfassung: Für die einfache Dokumentation der Arbeitszeit von Stundenlöhnern.
Es gibt folgende Möglichkeiten:
- Einstufige Freigabe (Basic Paket)
- Mehrstufige Freigabe (Professional Paket): Mit der mehrstufigen Freigabe können Sie individuell definieren, bei welchen Stellen ein zusätzliches Visum eingeholt werden soll.
- Freigabe über Xpenses Web (Browser-Version): Mit der Xpenses Web-Version können Spesenbelege auch am PC visiert werden (Professional Paket).
Spesenart: Kilometer-/Fahrzeugspesen
In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Kilometer-/ Fahrzeugspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video, wie Sie diese erfassen.
Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Fahrzeugkategorien, die Ihr Unternehmen führt.
Das Professional Paket bietet die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.
Spesenart: Pauschalspesen
In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Pauschalspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video wie Sie diese erfassen.
Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Spesentypen inkl. den entsprechenden Beträgen, die Ihr Unternehmen führt.
Mit dem Professional Paket haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen .
Spesenart: Diverse Spesen
In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Diverse Spesen“ bereits enthalten. Dieses Video zeigt Ihnen, wie einfach es ist, unterschiedlichste Geschäftsausgaben zu erfassen.
Sie können alle relevanten Stammdaten individuell definieren und hinterlegen – beispielsweise die Spesentypen, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden.
Mit dem Professional Paket haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.
Die Spesenfreigabe
Die Spesenfreigabe erfolgt durch den hinterlegten Vorgesetzten. Dieser kann die ihm elektronisch zugestellten Spesenbelege visieren (freigeben), ablehnen oder mit der Rückfrageoption an den Mitarbeitenden zurücksenden.
Freigabemöglichkeiten:
- Einstufige Freigabe (Basic Paket)
- Mehrstufige Freigabe (Professional Paket)
- Freigabe über Xpenses Web (Professional Paket)
-
Xpenses Web – Browserversion
Mit Xpenses Web bringen wir das digitale Spesenmanagement direkt auf Ihren PC. Die Browser-Version ermöglicht es Ihnen, Spesen komfortabel und effizient am Computer zu verwalten – ideal für Mitarbeitende, die bevorzugt am Desktop arbeiten. Diese Funktion ist Teil unseres umfassenden Professional Pakets.
Elektronisches Archiv
Das elektronische Archiv ist Bestandteil des Xpenses Professional Pakets und bietet Ihnen eine sichere und strukturierte Ablage für Ihre Spesenbelege.
Alle Belege werden in einem persönlichen Cloud-Archiv gespeichert, das den Zugriff für bis zu fünf Personen ermöglicht (Lese- und Downloadrechte). Intuitive Filter- und Suchfunktionen sorgen dafür, dass benötigte Ausgabendokumente schnell und mühelos gefunden werden.
Spesentypen erfassen:
- Diverse Spesen: Für individuell anpassbare Ausgaben wie beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten oder Kundenauslagen.
- Pauschalspesen: Fixbeträge für regelmässige Auslagen
- Fahrzeugspesen: Kilometerabrechnung basierend auf der Fahrzeugkategorie
- Stundenerfassung: Für die einfache Dokumentation der Arbeitszeit von Stundenlöhnern.
Es gibt folgende Möglichkeiten:
- Einstufige Freigabe (Basic Paket)
- Mehrstufige Freigabe (Professional Paket): Mit der mehrstufigen Freigabe können Sie individuell definieren, bei welchen Stellen ein zusätzliches Visum eingeholt werden soll.
- Freigabe über Xpenses Web (Browser-Version): Mit der Xpenses Web-Version können Spesenbelege auch am PC visiert werden (Professional Paket).
Spesenart: Kilometer-/Fahrzeugspesen
In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Kilometer-/ Fahrzeugspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video, wie Sie diese erfassen.
Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Fahrzeugkategorien, die Ihr Unternehmen führt.
Das Professional Paket bietet die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.
Spesenart: Pauschalspesen
In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Pauschalspesen“ enthalten. Wir zeigen Ihnen in diesem Video wie Sie diese erfassen.
Sie können alle Stammdaten selber definieren und hinterlegen. Beispielsweise die verschiedenen Spesentypen inkl. den entsprechenden Beträgen, die Ihr Unternehmen führt.
Mit dem Professional Paket haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen .
Spesenart: Diverse Spesen
In der Standardversion von Xpenses ist die Erfassung der Spesenart „Diverse Spesen“ bereits enthalten. Dieses Video zeigt Ihnen, wie einfach es ist, unterschiedlichste Geschäftsausgaben zu erfassen.
Sie können alle relevanten Stammdaten individuell definieren und hinterlegen – beispielsweise die Spesentypen, die in Ihrem Unternehmen benötigt werden.
Mit dem Professional Paket haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Kostenstellen und Projekte hinzuzufügen.
Die Spesenfreigabe
Die Spesenfreigabe erfolgt durch den hinterlegten Vorgesetzten. Dieser kann die ihm elektronisch zugestellten Spesenbelege visieren (freigeben), ablehnen oder mit der Rückfrageoption an den Mitarbeitenden zurücksenden.
Freigabemöglichkeiten:
- Einstufige Freigabe (Basic Paket)
- Mehrstufige Freigabe (Professional Paket)
- Freigabe über Xpenses Web (Professional Paket)
Xpenses Web – Browserversion
Mit Xpenses Web bringen wir das digitale Spesenmanagement direkt auf Ihren PC. Die Browser-Version ermöglicht es Ihnen, Spesen komfortabel und effizient am Computer zu verwalten – ideal für Mitarbeitende, die bevorzugt am Desktop arbeiten. Diese Funktion ist Teil unseres umfassenden Professional Pakets.
Elektronisches Archiv
Das elektronische Archiv ist Bestandteil des Xpenses Professional Pakets und bietet Ihnen eine sichere und strukturierte Ablage für Ihre Spesenbelege.
Alle Belege werden in einem persönlichen Cloud-Archiv gespeichert, das den Zugriff für bis zu fünf Personen ermöglicht (Lese- und Downloadrechte). Intuitive Filter- und Suchfunktionen sorgen dafür, dass benötigte Ausgabendokumente schnell und mühelos gefunden werden.
Erfahrungsbericht
Seit Juli 2025 setzt die Pilatushof Finance AG für die Spesenverarbeitung ihrer Kunden die digitale Lösung «Soreco.Xpenses» ein. Ziel war es, den bisherigen manuellen Prozess zu vereinfachen, Medienbrüche zu vermeiden und die internen wie externen Abläufe effizienter zu gestalten.
Über die Pilatushof Finance AG
FACTSHEET
Digital, effizient, sicher: Mit Soreco Xpenses verwalten Sie Spesen kinderleicht und behalten stets den Überblick. Cloudbasiert, individuell konfigurierbar und nahtlos integriert – entdecken Sie jetzt die Details.
SIE HABEN FRAGEN?
…wir beraten Sie gerne!
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
1. Was ist digitales Spesenmanagement?
Digitales Spesenmanagement bildet den gesamten Prozess der Spesenabrechnung elektronisch ab – von der Erfassung eines Belegs über Prüfung und Freigabe bis zur Verbuchung und Archivierung. Mit Soreco.Xpenses können Unternehmen ihre Spesenprozesse digitalisieren und manuelle Arbeitsschritte sowie Medienbrüche reduzieren.
2. Wie funktioniert die digitale Spesenabrechnung mit Soreco.Xpenses?
Mitarbeitende erfassen ihre Spesen direkt digital und können Belege beispielsweise über die Xpenses App einreichen. Die Belegdaten werden automatisch erkannt, anschliessend geprüft und über definierte Freigabeprozesse verarbeitet. Danach können die Daten an die Finanz- oder Lohnbuchhaltung übergeben werden.
3. Kann Xpenses Spesenbelege automatisch mit KI erfassen?
Ja. Soreco.Xpenses nutzt eine KI-gestützte Belegerkennung, um relevante Informationen aus Spesenbelegen automatisch zu erfassen. Dadurch müssen Daten nicht mehr vollständig manuell übertragen werden, was die Erfassung beschleunigt und Fehlerquellen reduziert.
4. Welche Spesenarten können mit Xpenses erfasst werden?
Mit Xpenses lassen sich unterschiedliche Spesenarten digital erfassen. Dazu gehören beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten, Kundenauslagen, Pauschalspesen sowie Kilometer- und Fahrzeugspesen. Auch die Stundenerfassung für Mitarbeitende im Stundenlohn ist möglich. Unternehmen können benötigte Spesentypen und Stammdaten individuell definieren.
5. Können Kreditkartentransaktionen automatisch mit Spesenbelegen abgeglichen werden?
Ja. Xpenses unterstützt die Integration von Kreditkartentransaktionen und ermöglicht deren Abgleich mit den zugehörigen Belegen. Dadurch lassen sich Geschäftsausgaben und Belege strukturiert zusammenführen und der administrative Aufwand bei der Spesenabrechnung reduzieren.
6. Können Spesen automatisch Kostenstellen und Projekten zugeordnet werden?
Ja. Mit Xpenses Professional können Spesen Kostenstellen und Projekten zugeordnet werden. Damit lassen sich Geschäftsausgaben strukturiert erfassen und den entsprechenden Unternehmensbereichen oder Projekten zuweisen.
7. Wie funktioniert die Freigabe von Spesen mit Xpenses?
Eingereichte Spesen können elektronisch durch die hinterlegten Vorgesetzten geprüft werden. Diese können Belege freigeben, ablehnen oder bei Rückfragen an den Mitarbeitenden zurücksenden. Neben einer einstufigen Freigabe unterstützt Xpenses Professional auch mehrstufige Freigabeprozesse und die Visierung über die Browser-Version Xpenses Web.
8. Kann Xpenses an eine bestehende Lohn- oder Finanzbuchhaltung angebunden werden?
Ja. Soreco.Xpenses ist für die Integration in bestehende Unternehmens- und Buchhaltungsprozesse ausgelegt. Spesendaten können über Schnittstellen wie CSV, XML oder API an die Lohn- oder Finanzbuchhaltung übertragen werden. Dadurch lässt sich der Prozess von der Erfassung bis zur Verbuchung weitgehend digital und ohne Medienbrüche gestalten.
9. Können Spesenbelege digital und revisionssicher archiviert werden?
Xpenses Professional beinhaltet ein elektronisches Cloud-Archiv zur strukturierten Ablage von Spesenbelegen. Belege können zentral gespeichert und über Filter- und Suchfunktionen wiedergefunden werden. Für das persönliche Cloud-Archiv können bis zu fünf Personen mit Lese- und Downloadrechten ausgestattet werden.
10. Für welche Unternehmen eignet sich Soreco.Xpenses?
Soreco.Xpenses eignet sich für Unternehmen, die ihre Spesenabrechnung vereinfachen, digitalisieren und automatisieren möchten. Die Lösung unterstützt unterschiedliche Spesenarten, Freigabeprozesse und Buchhaltungsanbindungen und kann auch für Treuhänder interessant sein, die Spesenprozesse für mehrere Kunden digital abwickeln möchten.
SIE HABEN FRAGEN?