Die Lohnbuchhaltung ist das Herzstück jeder HR- und Finanzabteilung. Sie muss zuverlässig, gesetzeskonform, effizient und zukunftsfähig sein. Deshalb gehört die Suche nach einer neuen Lohnsoftware zu den wichtigsten HR-Digitalisierungs-Projekten – gerade dann, wenn bestehende Prozesse digitalisiert oder veraltete Systeme ersetzt werden sollen. Umso wichtiger ist es, strukturiert vorzugehen – etwa mit einem klar definierten Pflichtenheft, das Orientierung und Vergleichbarkeit schafft.
Warum ein Pflichtenheft entscheidend ist
Ein detailliertes Pflichtenheft bringt Struktur in Ihre Evaluation einer Lohnbuchhaltung. Es unterstützt Sie dabei, Ihre Anforderungen präzise und systematisch zu definieren, Anbieter objektiv zu vergleichen und so die Lösung zu finden, die wirklich zu den Bedürfnissen Ihrer Unternehmung passt. Gleichzeitig schafft es eine solide Entscheidungsgrundlage für die interne Abstimmung zwischen HR, Finanzabteilung, IT und Geschäftsleitung.
Ein gutes Pflichtenheft definiert:
- Welche Funktionen die neue Lohnsoftware zwingend erfüllen muss
(z. B. korrekte Abbildung von Sozialversicherungen, Quellensteuer, Familienzulagen, Lohnfortzahlungen, Ferien- und Feiertagsregelungen, Absenzen, Mutterschaftsurlaub, Boni, Prämien, Naturallöhne)
- Welche gesetzlichen Anforderungen erfüllt sein müssen
(z. B. Swissdec-Zertifizierung, DSG/Datenschutzgesetz Schweiiz, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, ELM-Standard, Quellensteuerverordnung der Kantone)
- Welche technischen Anforderungen bestehen
(z. B. Cloud vs. On-Premise, Mandantenfähigkeit, Benutzer- und Rollenverwaltung, Mobile-Zugriff, API-Verfügbarkeit, Single Sign-On (SSO)
- Welche Schnittstellen erforderlich sind
(z. B. zu FIBU, Zeiterfassung, HRM-Systemen, ERP, Banküberweisungssystemen, Spesenmanagement,
Pensionskassenlösungen, Versicherungen, Behördenplattformen wie ELM oder Quellensteuerportale)
- Welche Anforderungen an Reporting und Auswertungen bestehen
(z. B. Standardberichte, individuelle Auswertungen, Excel-Export, Bilanztauglichkeit, Jahreslohnausweise, Auswertungen für Revisionszwecke)
- Welche Anforderungen an das Mitarbeitenden-Portal bestehen
(z. B. Einsicht in Lohnabrechnungen, Online-Lohnkonto, Steuerrelevante Belege, Zugriffsrechte, mobile Nutzung)
- Welche Anforderungen an den Anbieter gestellt werden
(z. B. Supportleistungen, Reaktionszeiten, Schulungsangebote, Einführungsmethodik, Roadmap zur Weiterentwicklung, Referenzen)
- Welche Anforderungen an das Projektmanagement gelten
(z. B. Zeitplan, Migration bestehender Daten, Testphase, Begleitung durch den Anbieter, Go-Live-Support, Rollenverteilung im Projektteam)
- Welche Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz erfüllt sein müssen
(z. B. Datenhaltung in der Schweiz, Zugriffsschutz, Protokollierung von Zugriffen, Verschlüsselung, Backup-Strategie, Notfallkonzepte)
- Welche Anforderungen an Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit bestehen
(z. B. Anpassbarkeit an neue Gesetzgebungen, Erweiterbarkeit um Module wie Zeiterfassung, Personaldossier und Spesenmanagment, Roadmap für KI-Features)
Wir haben ein Pflichtenheft für Sie vorbereitet, das Sie kostenlos herunterladen und für Ihre Evaluation nutzen können:
Download:
So starten Sie Ihre Evaluation richtig
Gehen Sie Schritt für Schritt vor – mit einem klaren Plan:
- Interne Anforderungen klären: Was brauchen HR, IT und die Geschäftsleitung wirklich?
- Pflichtenheft erstellen: Nutzen Sie unsere Gratis-Vorlage, sie steht zum Download bereit.
- Lösungen vergleichen: Prüfen Sie Anbieter nach fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Kriterien.
- Testen & entscheiden: Lassen Sie sich die Lösungen im Live-Betrieb in einer individuellen Demo präsentieren.
Was sind die Bewertungskriterien?
Neben den funktionalen Anforderungen ist es wichtig, auch qualitative und strategische Aspekte in die Bewertung einzubeziehen. Denn selbst die beste Software nützt wenig, wenn sie nicht intuitiv bedienbar ist oder nicht weiterentwickelt wird. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen, Anbieter ganzheitlich zu beurteilen:
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Funktionsumfang (Pflicht & Wunsch)
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Benutzerfreundlichkeit / Usability
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Support & Schulung
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Preis-/Leistungsverhältnis
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Referenzen / Branchenerfahrung
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Zukunftssicherheit (Cloud, Updates, Weiterentwicklung)
Darf es mehr sein als nur Lohnabrechnungen?
Eine moderne, cloudbasierte Lohnsoftware wie Soreco.Payroll deckt weit mehr ab als reine Lohnabrechnungen. Sie unterstützt Sie bei Ein- und Austritten, bietet eine umfassende Lohnartenverwaltung, ist Swissdec-zertifiziert und ermöglicht die vollständige Abwicklung über die Cloud – natürlich DSG-konform in der Schweiz gehostet. So wird Ihre Lohnbuchhaltung nicht nur moderner, sondern auch schlanker und fehlerfreier.
Digitales Personaldossier – die ideale Ergänzung
Wenn Sie auch über die Einführung eines digitalen Personaldossiers nachdenken – jetzt ist der ideale Zeitpunkt. Verträge, Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse und weitere Dokumente werden zentral, revisionssicher und jederzeit abrufbar gespeichert. Das spart Zeit, reduziert den Suchaufwand und schafft mehr Transparenz im HR-Alltag. Mehr dazu im Online-Artikel: „Digitales Personaldossier: Vorteile für Ihre HR-Prozesse“.
Noch ein Schritt weiter: Spesenmanagement digitalisieren
Noch effizienter wird der Prozess, wenn angrenzende Bereiche wie das Spesenmanagement eingebunden werden. Unsere Lösung Soreco.Xpenses digitalisiert die gesamte Spesenabwicklung – vom mobilen Beleg-Upload über Genehmigungen bis zur Auszahlung und Archivierung.
Fazit
Ein klar und sorgfältig definiertes Pflichtenheft bildet die Grundlage für eine strukturierte und zielgerichtete Auswahl einer neuen Lohnbuchhaltungssoftware. Es hilft dabei, Anforderungen transparent zu machen, Prioritäten zu setzen und den Evaluierungsprozess systematisch zu gestalten – damit keine wichtigen Funktionen oder Bedürfnisse übersehen werden. So profitieren Sie langfristig von mehr Effizienz im Arbeitsalltag und zufriedenen Mitarbeitenden.
