Die digitale Signatur ist (noch) nicht in aller — aber vieler Munde. Seit Ausbruch der Pandemie ist die Nachfrage nach einer vereinfachten und sicheren Lösung für das elektronische Unterzeichnen von Schriftstücken stark angestiegen. Doch was ist eigentlich eine digitale Signatur? Was für Vorteile bringt sie einer Unternehmung? Welche E-Signatur-Standards gibt es und wie sieht es mit deren Rechtsgültigkeit aus? Dieser Artikel gibt Ihnen Antworten zu diesen Fragen.
Was ist eigentlich eine digitale (elektronische) Signatur?
Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift. Deren elektronische Daten werden als Bestätigung einer Absicht an digitale Dokumente wie beispielsweise Offerten, Verträge, Protokolle und Vollmachten angehängt. Die digitale Signatur ermöglicht auch die Echtheitsüberprüfung dieser elektronischen Schriftstücke sowie je nach Ausprägung, die Identität des Unterzeichnenden.
Welche Vorteile bringt die elektronische Signatur einem Unternehmen?
Der grösste Vorteil ist das einfache und schnelle Einholen von Unterschriften. Bei einer Vertragsunterzeichnung können beispielsweise die Durchlaufzeiten massiv reduziert werden, da viel Zeitaufwand für das Ausdrucken, den Versand zwischen den Vertragsparteien, das erneute Einscannen bis zur Archivierung entfallen. Unternehmen, welche die E-Signatur bereits einsetzen, sprechen von einer Prozessbeschleunigung um den Faktor 7, rechnen sie den üblicherweise notwendigen postalischen Versand mit ein. Nebst der Zeitersparnis kann auch eine beachtliche Kosteneinsparung generiert werden. Zum einen durch den Wegfall von unnötigen Arbeitsschritten, zum anderen durch die Einsparung von Papier und Versandkosten.
Ein weiterer gewichtiger Vorteil ist, dass Sie handlungsfähig bleiben, unabhängig davon, wo sich die Zeichnungsberechtigen befinden. Dies hat sich gerade während den letzten Monate im Homeoffice extrem bewährt und wird auch zukünftig ein grosser Pluspunkt sein, sei es bei Geschäftsreisen oder sonstigen Abwesenheiten im Büro.
Was bedeuten die E-Signatur-Standards EES, FES und QES und wofür verwende ich sie?
Das Gesetz (CH: ZertES/EU: eIDAS) unterscheidet zwischen drei verschiedenen E-Signatur-Standards:
- EES: einfache elektronische Signatur
- FES: fortgeschrittene Signatur
- QES: qualifizierte elektronische Signatur
Deren Merkmale unterscheiden sich in Bezug auf die Beweiskraft und die Sicherheit der Identitätsprüfung. Die Wahl des E-Signatur-Standards ist abhängig von den geltenden Formvorschriften im Vertragsrecht sowie den internen Richtlinien einer Unternehmung. Wann welche E-Signatur eingesetzt wird, zeigen wir Ihnen in einigen Beispielen auf. (Diese sind jedoch nicht abschliessend und lediglich eine Empfehlung, ersetzt also keine Rechtsberatung.)
EES: einfache elektronische Signatur
Das Gesetz stellt an die einfache elektronische Signatur keine speziellen Anforderungen, sie wird für Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift verwendet. Die EES kommt vor allem bei internem Gebrauch zur Anwendung, wie beispielsweise bei Spesenabrechnungen, Rechnungsfreigabe, Ferienanträgen aber auch bei Lieferanten-Offerten. Dieser E-Signatur-Standard erfordert weder einen Identitäts-, noch einen Authentifizierungsnachweis.
FES: Fortgeschrittene elektronische Signatur
Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird das Zertifikat auf Sie persönlich ausgestellt. Grundsätzlich kommt sie ebenfalls für Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift zur Anwendung. Benötigen Sie jedoch eine gewisse Beweiskraft, ist sie die richtige Wahl. Die FES kommt vor allem beim einfachen Arbeits-, Kauf- oder Mietvertrag sowie bei Kontoeröffnungen zum Einsatz. Dieser E-Signatur-Standard erfordert einen Identifikationsnachweis und ein Authentifizierungsmittel. Wichtig zu wissen ist, dass bei der FES vor Gericht die Beweiskraftumkehr gilt, im Gegensatz zur unten aufgeführten QES.
QES: Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kommt für Dokumente mit gesetzlicher Formvorschrift oder hohem Haftungsrisiko zur Anwendung. Sie eignet sich für die maximale Anforderungsstufe, zum Beispiel für einen Konsumkreditvertrag, einen Kaderarbeitsvertrag, eine Kündigung oder einen Revisionsbericht. Für die QES ist ein Identitätsnachweis der signierenden Person sowie ein Authentifizierungsmittel erforderlich, welche unter der alleinigen Kontrolle gehalten und zur Auslösung der Signaturerstellung verwendet wird.
Allgemein gilt: Welcher Standard zum Einsatz kommt, hängt sowohl von den gesetzlichen Vorschriften als auch von der Compliance des jeweiligen Unternehmens ab. Letztere kann zur Risikominimierung einen höheren Standard vorschreiben, als rechtlich erforderlich wäre.
Wollen Sie auch von den Vorteilen der elektronischen Signatur profitieren und damit Ihre digitale Transformation weiter vorantreiben? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Gerne bringen wir Ihnen die Lösung «actaSIGN» unseres Business Partners axelity ag näher und unterbreiten Ihnen auf Wunsch auch gerne eine unverbindliche Offerte.
Sie möchten die digitale Signatur ohne Medienbruch und direkt aus Ihrem Document Management System d.3ecm nutzen? Kein Problem, wir verfügen über die notwendigen Integrationsmöglichkeiten, welche dies ermöglicht.
So viel sei jetzt schon erwähnt: Die Lösung «actaSIGN» unterstützt alle im Artikel aufgelisteten Signaturarten nach Schweizer (ZertES) sowie EU/EWR (eIDAS) Gesetzgebung als auch internationalen Standards und Regulationen. Dabei vertraut actaSIGN auf die Swisscom Trust Services AG als anerkannte Anbieterin für Zertifizierungsdienste. Der Betrieb und die Datenhaltung kann in der Cloud über ein zertifiziertes Schweizer Rechenzentrum erfolgen oder in-house sowie hybrid – ganz nach Ihrer Präferenz
