Das Onboarding hat sich in den letzten Jahren zu einer wichtigen Disziplin im Personalmanagement entwickelt. Im Gegensatz dazu wird Offboarding eines Mitarbeitenden häufig viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, was zu schwerwiegenden Konsequenzen führen kann. Ein gut durchdachter Offboarding-Prozess stellt sicher, dass der Wissenstransfer reibungslos verläuft, das Team gut informiert und vorbereitet ist, und der Mitarbeitende das Unternehmen mit einem positiven Eindruck verlässt. Dies fördert nicht nur die Reputation des Unternehmens sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass ehemalige Mitarbeitende zu wertvollen Botschaftern oder sogar zukünftigen Kunden und Partnern werden.
Es lohnt sich also, diesen Beitrag aufmerksam zu lesen und die Tipps in Ihre Personalstrategie zu integrieren. Eine "Offboarding-Checkliste" steht Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen ist für den Arbeitgeber ein komplexer Prozess, der einer sorgfältigen Planung bedarf:
Frühzeitige interne Kommunikation und Planung
Ein wichtiger Aspekt für ein erfolgreiches Offboarding ist die frühzeitige Kommunikation und Planung. Sobald ein Mitarbeiter seinen Austritt bekannt gibt, sollten alle internen Kollegen informiert und die relevanten Personen in den Prozess einbezogen werden. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, rechtzeitig Massnahmen zu ergreifen und den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Die Kommunikation muss klar und transparent sein. Es ist wichtig, den austretenden Mitarbeitenden über den offiziellen Austrittsprozess zu informieren und ihm alle relevanten Details wie beispielsweise verbleibende Ferienansprüche, Überstunden-/Überzeitguthaben etc. mitzuteilen. Kommunizieren Sie den internen Kollegen, ob die Position neu besetzt wird. Möglicherweise kann ein geeigneter Nachfolger aus deren Netzwerk gefunden werden oder aber ein interner Mitarbeitender interessiert sich für die demnächst vakante Stelle.
Externe Kommunikation
Wenn der Mitarbeiter in seinem Arbeitsbereich mit Lieferanten oder Kunden interagiert hat, ist es entscheidend, die externe Kommunikation sorgfältig zu organisieren. Es sollte eine klare Absprache zwischen dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten getroffen werden, wer für die Kommunikation bezüglich des Ausscheidens verantwortlich ist. In den meisten Fällen informiert der Mitarbeiter die Lieferanten des Unternehmens, mit denen er regelmässig in Kontakt stand. Sein Ausscheiden kann diesen je nach Bedeutung und Intensität auch schriftlich per Brief oder E-Mail mitgeteilt werden, idealerweise mit Angabe der Stellvertretung oder dem neuen Mitarbeitenden.
Bei Kunden ist ein einfühlsames und behutsames Vorgehen bei Kunden entscheidend, um ihre Loyalität zu sichern und zu verhindern, dass sie sich nach alternativen Anbietern umsehen und zukünftige Geschäfte mit der Konkurrenz tätigen. Wenn der scheidende Mitarbeitende eine enge Beziehungen zu Kunden pflegte, sollte das Gespräch in Anwesenheit seines Vorgesetzten erfolgen. Bei wirtschaftlich bedeutenden Kunden ist ein Austausch auf Führungsebene ratsam. Eine Einladung zu einem Business-Lunch kann eine elegante Geste sein, um das Vertrauen in eine fortgesetzte Zusammenarbeit zu festigen.
Ist im Arbeitsvertrag eine Konkurrenzklausel verankert, könnte dies möglicherweise zu Auseinandersetzungen führen. In diesem Blogbeitrag gehen wir nicht auf dieses Thema ein. In unserem Artikel "Arbeitsrechtliches Konkurrenzverbot: Ein Leitfaden für rechtskonforme Verträge" widmen wir uns detailliert dieser Thematik in Bezug auf die gesetzlichen Erfordernisse und Konsequenzen.
Erfolgreicher Wissenstransfer - das A und O
Beim Offboarding kommt dem Wissens- und Erfahrungstransfer des ausscheidenden Mitarbeitenden eine grosse Bedeutung zu. Dies kann durch die Erstellung von Dokumentationen, die Durchführung von Wissenstransfer-Sitzungen oder die Zuweisung an einen temporären Stellvertreter erfolgen. Idealerweise sollten die Übergabeprotokolle direkt in einem digitalen Tool gespeichert werden. Eine effektive Job-Übergabe trägt dazu bei, dass das Unternehmen auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeitenden von seinem Wissen und seiner Expertise profitiert. So können die verschiedenen Aufgaben sauber an die Kolleginnen und Kollegen übergeben werden.
Im Idealfall kann vor dem Ausscheiden des Vorgängers bereits ein neuer Mitarbeitender für die entsprechende Stelle eingestellt und eingearbeitet werden. Es ist jedoch vorteilhaft, wenn eine weitere Person mit den Aufgaben vertraut ist, damit der/die NachfolgerIn nicht überfordert wird und eine Ansprechperson für aufkommende Fragen hat.
Abrechnung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmenden vor seinem Austritt eine Abrechnung auszuhändigen. Wie bereits erwähnt, beinhaltet diese die Ferien- und Überstunden-Saldi, damit der Mitarbeitende die entsprechende Zeiten noch beziehen bzw. kompensieren kann. Hinzu kommen der Lohn, Lohnzuschläge, Provisionen und Spesen sowie ein anteilsmässiger 13. Monatslohn.
Der Lohnausweis wird in der Regel am Ende des laufenden Kalenderjahrs mit der ordentlichen Lohnjahresverarbeitung erstellt. Auf Verlangen des Mitarbeitenden ist der Lohnausweis bereits bei beim Austritt auszuhändigen.
Die Bedeutung eines konstruktiven Offboarding-Gesprächs
Austrittsgespräche sind eine wertvolle Quelle für Informationen und Verbesserungspotenziale dar. Sie helfen Unternehmen, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, die Arbeitszufriedenheit zu steigern und langfristig erfolgreicher zu sein. Durch die systematische Nutzung der Erkenntnisse aus Austrittsgesprächen können Unternehmen nicht nur ihre internen Prozesse und Strukturen verbessern, sondern auch eine nachhaltig positive Unternehmenskultur fördern. Dies trägt wesentlich dazu bei, qualifizierte Mitarbeitende zu binden und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.
Konsequenzen bei Vernachlässigung des Offboarding-Prozesses
Viele Unternehmen haben keinen definierten Prozess für das Offboarding eines Mitarbeitenden, trotz gelegentlicher oder gar regelmässiger Fluktuation. Ein mangelhafter Austrittsprozess kann den Ruf des Unternehmens negativ beeinflussen und das Vertrauen der verbleibenden Mitarbeiter in die Organisation erschüttern. Es kann zu einer unübersichtlichen Situation bezüglich der ausgegebenen Arbeitsmittel und Rechte des Betroffenen kommen. Zudem besteht die Gefahr des Verlusts personenbezogener Daten, von Know-how und Geschäftsgeheimnissen. Dies bringt nicht nur sicherheitstechnische Risiken mit sich, sondern kann auch die Effizienz und Kontinuität der Arbeitsabläufe beeinträchtigen.
Datenschutz & Datensicherheit beim Austritt eines Mitarbeitenden
Datenschutz und Datensicherheit sind zwei weitere wichtige Aspekte, die beim Offboarding-Prozess berücksichtigt werden müssen. Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten des ausscheidenden Mitarbeitenden ordnungsgemäss geschützt und gelöscht werden. Dazu gehört die Überprüfung und Aktualisierung von Zugriffsrechten, die sichere Aufbewahrung und Vernichtung sensibler Dokumente sowie die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen.
Ein professioneller Umgang mit Datenschutz und Datensicherheit trägt nicht nur zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden bei, sondern stärkt auch das Vertrauen in das Unternehmen. So wird sichergestellt, dass sensible Informationen nicht in falsche Hände geraten und potenzielle Sicherheitsrisiken minimiert werden. Ein umfassendes Verständnis und die konsequente Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien sind daher unerlässlich, um einen reibungslosen und sicheren Exit-Prozess zu gewährleisten.
Warum ist eine Checkliste wichtig?
Eine Checkliste ist ein effektives Instrument, um sicherzustellen, dass bei der Durchführung des Offboarding-Prozesses keine wichtigen Schritte übersehen werden. Das Offboarding von ausscheidenden Mitarbeitenden ähnelt in vielen Aspekten dem Onboarding-Prozess, weshalb der Einsatz einer Checkliste auch im Exit-Management sinnvoll ist.
Durch die Verwendung einer Aufgabenliste können alle Beteiligten jederzeit genau nachvollziehen, welche Aufgaben wann und von wem zu erledigen sind. Das gewährleistet letztlich einen reibungslosen Ablauf des Offboardings.
Was beinhaltet die Offboarding-Checkliste?
Praktischerweise ist die Offboarding-Checkliste in Form von Kontrollkästchen strukturiert. So können die Aufgaben systematisch abgearbeitet und nach Erledigung abgehakt werden. Vorgesetzte und Personalverantwortliche haben dadurch einen klaren Überblick, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch anstehen.
Die Checkliste umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, welche auf die meisten Unternehmen anwendbar sind. Einige müssen möglicherweise spezifisch ergänzt oder angepasst werden. Es bietet sich an, notwendigen Schritte nach Ausstiegsphasen zu gruppieren, um eine klare Übersicht zu schaffen und die aktuellen Prioritäten zu verdeutlichen.
Grundsätzlich spielt das Format (Excel, PDF) der Offboarding-Checkliste keine Rolle. Mit zunehmender Digitalisierung setzen sich jedoch immer mehr digitale Lösungen durch, die das Offboarding transparenter und automatisierter gestalten.
Wenn Ihr Unternehmen plant, die Digitalisierung in der Personalabteilung oder generell für das Dokumentenmanagement voranzutreiben, , empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag "Die Digitalisierung beginnt meist mit einem Dokumenten-Management-System". Im Artikel können Sie sich den kostenfreien Ratgeber "Best Practices" (inklusive Checkliste) für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems herunterladen.
To-do's aus der Mitarbeiterperspektive
Während des Offboarding-Prozesses sollte der betroffene Mitarbeiter folgende Punkte überprüfen und ggf. löschen oder sichern:
- Persönliche Daten auf dem Firmen-Smartphone (Kontaktdaten, Bilder/Videos, SMS usw.)
- Private Kommunikation auf der geschäftlichen E-Mail-Adresse
- Persönliche Daten auf dem eigenen Festplatte / in persönlichen Ordnern
- Private Routenplanung im Navigationssystem des Firmenwagens
- Persönliche Dokumente am Arbeitsplatz
Es ist wichtig, dass der ausscheidende Mitarbeitende darauf achtet, alle persönlichen Daten ordnungsgemäss zu behandeln, um die Datenschutzrichtlinien einzuhalten.
To-do's aus der Unternehmensperspektive
Vor dem Löschen personenbezogener Daten eines ausscheidenden Mitarbeiters, ist es entscheidend zu überprüfen, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Das Einhalten dieser Fristen ist wichtig, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und potenzielle rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Die Personalakte darf nach dem Austritt eines Mitarbeitenden nicht vernichtet werden. Für diese gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Grundsätzlich empfiehlt es sich, ein Löschkonzept zu entwickeln, um sicherzustellen, einen ordnungsgemässen Umgang mit den Daten sicherzustellen.
Die Personalabteilung, die IT und allenfalls das Facility Management haben die nachfolgenden Aufgaben zu übernehmen:- Deaktivierung der Zugriffsrechte auf Hardware, Software und Laufwerke
- Rückgabe des firmeneigenen Smartphones
- Rückgabe von Hardware wie Laptop, Tablet, USB-Sticks, externe Festplatten etc.
- Rückgabe des Firmenwagens
- Entzug von Zutrittsrechten (Rückgabe von Schlüsseln, Badges oder Token)
- Geschäftlicher E-Mail-Account: Ab dem ersten Tag des Austritts den "Abwesenheitsassistenten" aktivieren und darauf hinweisen, dass der Mitarbeiterende das Unternehmen verlassen hat. Idealerweise wird der Name des neuen Angestellten oder des Stellvertretenden erwähnt.
Wohlwollendes Arbeitszeugnis
Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiger Bestandteil des Offboarding-Prozesses, da es dem ausscheidenden Mitarbeiter eine schriftliche Beurteilung seiner Leistungen und seines Verhaltens während des Arbeitsverhältnisses gibt. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Wertschätzung der geleisteten Arbeit. Es sollte sorgfältig verfasst und dem Arbeitnehmenden rechtzeitig vor seinem Ausscheiden übergeben werden.
Ein gutes Arbeitszeugnis kann dem Mitarbeitenden dabei helfen, neue berufliche Chancen zu ergreifen und seine Karriere voranzutreiben. Daher ist es wichtig, dass das Zeugnis fair und aussagekräftig ist, damit der Mitarbeitende seine Zeit im Unternehmen positiv abschliessen kann. Behalten Sie auch stets im Hinterkopf, dass ein ehemaliger Mitarbeiter ein unschätzbarer Botschafter für die Werte und Visionen Ihres Unternehmens sein kann.
Möchten Sie wissen, was in ein korrektes Arbeitszeugnis gehört und was nicht? Auch dazu haben wir für Sie einen Blogartikel: Go’s und No’s im Arbeitszeugnis.
Abschiedsprozess gestalten
Das Ausscheiden eines Mitarbeitenden kann durch eine Abschiedsfeier gebührend gefeiert werden. Diese Feier bietet Kollegen und Vorgesetzten die Möglichkeit, Erinnerungen auszutauschen und ihre Wertschätzung für die geleistete Arbeit während der Zeit im Unternehmen zum Ausdruck zu bringen.
Eine Dankesrede des Vorgesetzten kann die Erfolge und den wertvollen Beitrag des Mitarbeitenden hervorheben. Lustige Anekdoten von Kollegen lockern die Stimmung immer besonders auf. Natürlich sollte man nicht vergessen, ein passendes Abschiedsgeschenk zu wählen, das an die gemeinsame Zeit erinnert oder den Interessen des Mitarbeitenden entspricht.
In Kontakt bleiben
Das Aufrechterhalten des Kontakts zu ehemaligen Mitarbeitenden kann für Unternehmen eine Chance sein, neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschliessen. Ehemalige Mitarbeiter können zu potenzielle Kunden oder Geschäftspartner werden, da sie bereits mit der Unternehmenskultur und den angebotenen Dienstleistungen vertraut sind.
Darüber hinaus sind ehemalige Mitarbeiter wertvolle Quellen für Empfehlungen. Sie können potenzielle Talente vorschlagen und das Unternehmen in ihrem eigenen Netzwerk positiv erwähnen, was zu neuen Rekrutierungsmöglichkeiten führt und zusätzlich das Employer Branding stärkt.
