Verabschieden Sie sich von der händischen Aktenablage, der Schriftgutverwaltung und den unstrukturierten Dateiordnern. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet das Fundament für die «zukünftige» digitale Transformation Ihres Unternehmens. Wir erläutern Ihnen die 7 wichtigsten Vorteile eines funktionierenden DMS:
1. Keine unauffindbaren Dokumente dank intelligenter Archivierung
In einem DMS sind sämtliche Dokumente digital, zentral und geordnet im System archiviert. Sei es Korrespondenz, Lieferscheine, E-Mails, Offerten, Verträge, Rechnungen, bis hin zu Zeichnungen lassen sich praktisch alle Dateiformate in einem DMS ablegen. Das Dokumentenmanagement-System ordnet jedes neue Dokument entsprechend einem gemeinsamen Nenner einer digitalen Akte zu. Eine Differenzierung der Akten erfolgt beispielsweise anhand von Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantenmerkmalen. So werden alle Dokumente entsprechend ihrer Zugehörigkeit gebündelt an einem digitalen Ort abgespeichert. Damit vermeiden Sie zukünftig unauffindbare oder vergessene Dokumente.
2. Standortübergreifende Ablage
Die zentrale Verfügbarkeit ist eine der wichtigsten Vorteile der digitalen Archivierung. Alle Dokumente werden standortübergreifend automatisch in digitale Akten eingeordnet. Dies ermöglicht allen Mitarbeitenden im Unternehmen jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen. Die digitale Aktenhaltung sorgt auch für höchste Datensicherheit: Zum einen können die Zugriffsrechte festgelegt werden, was besonders bei Personal- und Vertragsakten sehr wichtig ist und zum anderen werden die gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrungspflicht leicht umgesetzt.
3. Integrationen in aktuelle Systeme
Die Einführung von digitalen Systemen ruft in Organisationen oftmals etwas Skepsis hervor, was völlig unbegründet ist. Denn Office 365, digitale Kundenordner und Excel-Tabellen sind sich die meisten Mitarbeitenden bereits gewohnt und auf diesem Fundament baut das Dokumentenmanagement-System auf. Sie brauchen sich also in kein neues Programm einzuarbeiten, sondern können weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Zudem fügen sich DMS-Lösungen in bestehende Systemlandschaften, wie Kreditoren- oder Spesenworkflow, Payroll und Finanzlösung ein. Deshalb werden sie schon nach sehr kurzer Zeit die grossen Vorteile eines DMS zu schätzen wissen, da es viele lästige Arbeitsschritte automatisiert und in einen sinnvollen Workflow bringt, was zu einer klaren Effizienzsteigerung führt.
4. Sekundenschnelle Suche
Haben Sie sich schon einmal überlegt, wieviel Zeit Sie mit der Suche nach Dokumenten aufwenden, insbesondere bei papierbasierten Akten? Nebst Zeit kostet es Sie auch Nerven. Im schlimmsten Fall ist das Dokument sogar unauffindbar. Dem können Sie mit einer zentralen Ablage im DMS und einer intelligenten Suche entgegenwirken. Durch das automatisierte Versehen der Dokumente mit Schlagwörtern wie beispielsweise Kundenname und Dokumentenart finden Sie immer das gesuchte Dokument. Die sogenannte OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) erkennt über die Volltextsuche auch Text von Bildformaten aus eingescannten Dokumenten und gibt diesem ein passendes Schlagwort.
5. Wegfall von Routinearbeiten durch Prozessautomatisierung
Die zentralen Aufgaben von modernen Dokumentenmanagement-Systemen gehen jedoch weit über die reine Organisation und Verwaltung von Dokumenten hinaus. Mithilfe integrierter Management-Systeme ermöglicht Ihnen ein DMS die Automatisierung verschiedenster Geschäftsprozesse und entlastet Ihre Mitarbeitenden von Routinearbeiten. Nehmen wir das Erfassen und Zustellen von Eingangspost, dies zählt zu den täglich wiederkehrenden Aufgaben, welche viel Zeitaufwand verursachen. Werden diese Prozesse aber zentral über individuell konfigurierte Workflows gesteuert, stehen die Dokumente umgehend nach dem Scanprozess in der entsprechenden Dokumentenart dem Empfänger zur Verfügung. Daraus resultiert ein grosser Produktivitätsanstieg.
6. Standort- und organisationsübergreifende Kollaboration
Sobald ein Dokument automatisch abgelegt und verschlagwortet ist, kann es sowohl von Mitarbeitenden als auch von externen Partnern direkt in der jeweiligen digitalen Akte bearbeitet werden. Dank einer Versionierung haben Sie stets den Überblick über den Stand und Status sämtlicher bearbeiteter Dokumente. Sämtliche Dokumente können innerhalb eines DMS mit allen Mitarbeitenden geteilt werden, auf Wunsch auch mit externen Usern. Daraus resultiert eine standort- und unternehmensübergreifende Kollaboration, welche sich in Organisation, Koordination und einem einheitlichen Wissensstand äussert.
7. Optimierung Homeoffice
Seit COVID-19 ist das Homeoffice stark in den Focus gerückt. Was früher bei vielen Unternehmen undenkbar war, wurde plötzlich von grösster Wichtigkeit. Es hat sich gezeigt, dass diese Flexibilität von zuhause aus arbeiten zu können, ein grosser Wettbewerbsvorteil ist. Aus der Tätigkeit im Homeoffice ergeben sich auch weitere Vorteile wie Arbeitssicherheit und steigende Produktivität. Rund ums Homeoffice spielt das digitale Dokumentenmanagement eine ganz entscheidende Rolle. Damit ein Unternehmen auch für die Arbeit von zuhause aus einen kontinuierlichen Workflow aufbauen kann, ist die Grundvoraussetzung ein Dokumentenmanagement. Damit ist ein Zugriff auf betriebliche Dokumente und die Teilnahme an Workflow-gesteuerten Prozessen jederzeit gewährleistet.
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Wir freuen uns, mit Ihnen den Weg in die digitale Zukunft zu gehen!
