Ihre KI gestütze Spesenabrechnung
In nur 3 Schritten zur digitalen Spesenabrechnung
Soreco Kunden
In nur 3 Schritten zur digitalen Spesenabrechnung
1. Beleg fotografieren
Fotografieren Sie Ihren Beleg einfach mit der Xpenses App. Die KI erkennt automatisiert alle relevanten Daten.
2. Freigeben
Die Spesen werden via digitalen Workflow an die zuständige Person weitergeleitet.
3. Verbuchen
Sämtliche Daten werden an Ihr ERP-System zur revisionssicheren Archivierung übergeben.
Spesenabrechnung vorher und nachher
Schluss mit Papierbelegen, Excel-Listen und manuellen Rückfragen. Xpenses digitalisiert den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Verbuchung.
Ohne Xpenses
Manuell und zeitaufwendig- Papierbelege sammeln und aufbewahren
- Spesen manuell in Excel oder Formulare eintragen
- Belege per Post oder persönlich einreichen
- Fehlende Angaben durch Rückfragen ergänzen
- Freigaben und Verbuchung manuell koordinieren
Mit Xpenses
Digital und automatisiert- Beleg direkt mit dem Smartphone fotografieren
- Belegdaten automatisch erkennen und übernehmen
- Spesen digital einreichen und mobil freigeben
- Vollständigkeit und Angaben effizient prüfen
- Daten automatisiert ans ERP übergeben und archivieren
Alle Vorteile auf einen Blick
Xpenses übernimmt wiederkehrende Arbeitsschritte automatisch und reduziert den manuellen Aufwand in der Spesenverarbeitung.
Belegdaten automatisch erkennen
Beträge, Datum, Mehrwertsteuer und weitere relevante Angaben werden direkt aus dem fotografierten Beleg ausgelesen und übernommen.
Projekte zuordnen
Spesen können direkt den passenden Projekten zugewiesen und dadurch eindeutig sowie nachvollziehbar weiterverarbeitet werden.
Kostenstellen zuordnen
Spesen lassen sich den passenden Kostenstellen oder organisatorischen Einheiten zuweisen und strukturiert verbuchen.
Kreditkarten abgleichen
Kreditkartentransaktionen können mit den dazugehörigen Belegen und Spesenpositionen abgeglichen werden.
Freigaben steuern
Eingereichte Spesen werden automatisch an die zuständigen Personen und Freigabestufen weitergeleitet.
Regeln prüfen
Hinterlegte Vorgaben und Prozesse unterstützen die einheitliche und nachvollziehbare Spesenprüfung.
An ERP übergeben
Freigegebene Spesendaten können für die Weiterverarbeitung an das angebundene ERP-System übertragen werden.
Belege archivieren
Belege und zugehörige Informationen bleiben digital auffindbar und werden Geschäftsbücherkonform archiviert.
Zufriedene Kunden
Belege / Jahr
%
Swiss-Datenhosting
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Häufig gestellte Fragen
FAQ´s
Für welche Unternehmen eignet sich Xpenses
Xpenses eignet sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für grössere Organisationen. Je nach Anforderungen stehen Basic-, Professional- und Enterprise-Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang zur Verfügung.
Funktioniert die App auch unterwegs?
Ja. Mitarbeitende können Spesen jederzeit und von überall über die App erfassen – auch ohne permanente Internetverbindung. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten synchronisiert. Zusätzlich steht mit Xpenses Web eine Browser-Version für den Desktop zur Verfügung.
Können Spesen vor der Auszahlung geprüft werden?
Ja. Vorgesetzte erhalten eingereichte Spesen automatisch zur Prüfung. Je nach Paket stehen einstufige oder mehrstufige Genehmigungsprozesse zur Verfügung. Belege können freigegeben, abgelehnt oder mit Rückfragen an Mitarbeitende zurückgesendet werden.
Welche Spesenarten können erfasst werden?
Xpenses unterstützt sämtliche gängigen Spesenarten:
- Reise- und Verpflegungsspesen
- Fahrzeug- und Kilometerentschädigungen
- Pauschalspesen
- Kundenauslagen
- Stundenerfassung
Zusätzlich lassen sich individuelle Spesenarten und Stammdaten flexibel definieren.
Werden unsere Daten sicher gespeichert?
Ja. Sämtliche Daten werden cloudbasiert in der Schweiz gespeichert. Digitale Belege werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit für berechtigte Personen zur Verfügung.
Müssen Mitarbeitende aufwendig geschult werden?
Nein. Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten. Die Spesenerfassung erfolgt in wenigen Schritten direkt per Smartphone oder Browser, sodass Mitarbeitende in der Regel sofort produktiv arbeiten können.
Kann ich Xpenses kostenlos testen?
Ja. Sie können Xpenses unverbindlich testen oder direkt eine persönliche Live-Demo anfordern. So lernen Sie alle Funktionen kennen und können prüfen, ob die Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.
Welche Vorteile bietet digitales Spesenmanagement?
Mit Xpenses reduzieren Sie den administrativen Aufwand erheblich. Belege werden automatisch erkannt, Genehmigungsprozesse digitalisiert und Fehlerquellen minimiert. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von mehr Transparenz, schnelleren Abläufen und einer effizienteren Verarbeitung der Spesen.
Kann Xpenses an unsere Buchhaltung angebunden werden?
Ja. Die erfassten Spesendaten lassen sich komfortabel exportieren und in bestehende Finanz- oder ERP-Systeme übernehmen. Dadurch entfällt die doppelte Datenerfassung und der administrative Aufwand wird deutlich reduziert.
Noch Fragen?
Sie möchten mehr über Soreco Xpenses erfahren oder haben noch offene Fragen zur digitalen Spesenabrechnung? Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne – persönlich, unkompliziert und ohne lange Wartezeiten.
Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen und zeigen Ihnen auf Wunsch in einer unverbindlichen Live-Demo, wie Soreco Xpenses Ihre Spesenprozesse effizient automatisiert.
