Wenn Philip Petruzzi, Leiter Finanzen & Controlling bei der ACO AG, zurückblickt auf die Zeit vor der Einführung von Xpert.APF, findet er klare Worte: «Früher lebten wir punkto Kreditorenprozess in der Steinzeit, heute in der Zukunft.» Er führt aus: «Bis vor fast einem Jahr kamen die Rechnungen in physischer Form ins Unternehmen oder mussten ausgedruckt werden, damit sie mit einem Datums- und Kontierungsstempel versehen werden konnten. Im Anschluss haben wir die Rechnungen kontiert sowie nach Verantwortlichkeiten sortiert, bevor wir sie intern – im Postmäppli oder gar per Post an andere Standorte – verteilt haben. Die verantwortliche Person musste die physische Rechnung anschauen, visieren und zurück an die Buchhaltung schicken. Hier nahmen wir jede Rechnung nochmal in die Hand und buchten sie unter Angabe von Rechnungsdatum, Lieferanten- und Belegnummer sowie anderer Informationen einzeln ins System ein. Zu guter Letzt wurde die Rechnung natürlich noch in einem Ordner abgelegt.» Ein sehr hoher Aufwand also, den man sich mit Xpert.APF und dem integrierten Dokumentenmanagement d.3ecm sparen kann.
Die aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung des Rechnungsprozesses mengenmässig abnehmenden Papierrechnungen werden gleich zu Beginn digitalisiert und kontiert. Bei Belegen, welche bereits in Form von PDF-Rechnungen eingehen, erfolgt dies noch einfacher, da bei diesen das Scannen gänzlich entfällt. Aufgrund der Kontierung sowie der hinterlegten Organisationsstruktur werden die Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet, wo sie – selbstredend ebenfalls digital – visiert und freigegeben werden. Sobald dies erledigt ist, wird die Buchhaltung benachrichtigt, damit sie die Rechnungen sichten, verbuchen und die Zahlungen auslösen kann. Doch die augenscheinliche Vereinfachung des Prozesses ist noch lange nicht alles. Philip Petruzzi ergänzt: «Ganz abgesehen davon, dass der Prozess um ein Vielfaches erleichtert und damit schneller wird, geht praktisch nie mehr eine Rechnung verloren und sämtliche Informationen werden in Form eines Protokolls für jede einzelne Rechnung aufgezeichnet. Dies ist gerade im Rahmen der Revision ein enormer Vorteil.»
Befragt nach weiteren Vorteilen, führt der Leiter Finanzen & Controlling aus: «Besonders angetan hat es mir der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf alle Dokumente. Gerade während Corona, als wir das Team innerhalb kürzester Zeit ins Home-Office schicken mussten, haben wir diesen Vorteil sehr zu schätzen gewusst. Unsere Mitarbeitenden konnten die Rechnungen webbasiert von zuhause aus sowohl überprüfen und kontieren als auch freigeben.» Auf den Punkt gebracht: Xpert.APF umfasst die komplette elektronische Abwicklung von der Rechnungserkennung, Prüfung, Freigabe bis hin zur Verbuchung sowie Archivierung aller Belege. Selbstverständlich erlaubt die Lösung eine individuelle Einrichtung des Workflows inkl. Bearbeitungszeiten, Freigabelimiten, Co-Freigaben, Stellvertreterregelungen und Erinnerungsfunktionen. Auch die Wahl des im Zusammenhang mit einem Kreditorenworkflow benötigten Dokumentenmanagementsystems kann völlig frei getroffen werden.
Die ACO AG hat sich für die von Soreco vertriebene Lösung d.3ecm entschieden. Vorteile dieser Lösung sind die modularen Ausbaumöglichkeiten um zusätzliche Dokumententypen, wie beispielsweise Verträge oder Personaldossiers, sowie die Automatisierung und Digitalisierung weiterer Prozesse. Das Spektrum reicht von E-Mail-Management über Eingangspostverarbeitung bis hin zum digitalen Unterzeichnen von Dokumenten durch mehrere Personen, um nur einige zu nennen. In Kombination mit Xpert.APF wird mit d.3ecm die Suche nach Rechnungsdokumenten deutlich vereinfacht. Beispiel gefällig? Die nach dem Rechnungseingangsprozess archivierten Dokumente können direkt aus der Finanzbuchhaltungslösung gesucht und angezeigt werden – was beispielsweise die Möglichkeit bietet, auf Buchungsbelegsebene die Rechnungen im Original anzuschauen.
Die Einführung von Xpert.APF sowie d.3ecm dauerte – von der Vertragsunterzeichnung bis zur Inbetriebnahme – von Ende Oktober 2019 bis Ende Februar 2020, also rund 4 Monate. Philip Petruzzi räumt ein: «Das Ganze hätte auch schneller über die Bühne gehen können, doch die Abstimmung mit unserer hauseigenen IT-Abteilung hat mehr Zeit in Anspruch genommen als gedacht.» Nachdem bereits zwecks Offerterstellung zahlreiche Anforderungen und Bedürfnisse definiert wurden, ging es nach der Auftragserteilung in einem ersten Schritt darum, diese Parameter im Rahmen von Workshops detailliert abzuholen bzw. zu verifizieren. Das auf dieser Basis entstandene Detailkonzept inkl. Terminplan wurde durch die ACO AG freigegeben – womit der Umsetzung nichts mehr im Wege stand. Nach der Implementierung erfolgte die Abnahme aufgrund der zugesicherten Funktionalität (Stabilität, Geschwindigkeit, funktionierende Zugriffe etc.) und vorgängig definierter Testfälle, die normalerweise die eher anspruchsvollen Prozesse abbilden. Zu guter Letzt wurde das Team der ACO AG für die beiden Applikationen geschult und wird seither bei Fragen oder Problemen durch den Soreco-Support unterstützt.
Selbstverständlich entstehen im Laufe der Zeit sowohl bei der ACO AG als auch bei anderen Kunden kontinuierlich neue Bedürfnisse und Anforderungen. Soreco nimmt diese auf und entscheidet aufgrund des Spezialisierungsgrades, ob eine Funktionalität in die Standardlösung aufgenommen oder als Spezialfall behandelt wird. So oder so entwickelt Soreco die Kreditorenlösung Xpert.APF stetig weiter und implementiert laufend neue Features – womit diese quasi fortwährend weiterwächst. Mittlerweile hat auch bei der ACO AG bereits ein Release stattgefunden.