Sie wissen aus eigener Erfahrung wie aufwändig und komplex sich eine manuelle Rechnungsverarbeitung verhält, wieviel Zeit sie kostet, welche enormen Mitarbeiterressourcen sie bindet und wie fehleranfällig sie ist. Noch mühsamer und unübersichtlicher wird der physische Kreditorenprozess, wenn die Rechnungen noch an Aussenstellen weitergeleitet werden müssen. Wie rasch bleibt eine Rechnung irgendwo liegen, sei es durch Ferienabwesenheit oder Krankheit. Durch die verzögerte Abwicklung werden Skontoabzüge verpasst und bei Zahlungsverzug entstehen sogar Mahngebühren. Alles sehr unerfreulich, ressourcenintensiv und mit Kosten verbunden. Diese Unannehmlichkeiten liessen sich mit einem digitalen Eingangsrechnungsprozess vermeiden.
Ein digitaler Eingangsrechnungsprozess ist ein geregelter und effizienter Workflow für Kreditorenrechnungen. Von der Rechnungserkennung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Verbuchung sowie Archivierung aller Belege wird alles innerhalb eines medienbruchfreien Prozesses komplett digitalisiert abgewickelt. Dabei ist eine individuelle Einrichtung des Workflows möglich, wie z.B. Bearbeitungszeiten, Freigabelimiten, Stellvertreterregelungen, Eskalationen bei Nichterfüllung sowie Erinnerungsfunktionen. Mit der Hinterlegung der firmenspezifischen Organisationsstruktur wird die Rechnung automatisiert an die richtigen Stellen weitergeleitet, wo sie digital visiert und freigegeben werden kann. Daraufhin wird die Kreditorenbuchhaltung benachrichtigt und die Rechnung wird nach Sichtung verbucht und die Zahlung ausgelöst.
Eine Rechnung muss also nicht mehr in Papierform auf den Schreibtisch des zuständigen Mitarbeitenden gelegt werden, sie wird in der Software selbst zugestellt. Zudem kann jederzeit überprüft werden, bei wem sich die Rechnung aktuell zur Bearbeitung befindet und in welchem Status sie ist. Damit erhält die Finanzabteilung höchstmögliche Transparenz. Des Weiteren kann die Rechnung gleich digital in Ihrem Dokumentenmanagement-System archiviert werden. Mehr dazu unter Punkt «Geschäftsbücherkonforme Archivierung».
Mit der im Oktober 2022 eingeführten QR-Rechnung hat der Automatisierungsgrad eines digitalen Rechnungseingangsprozesses sein Optimum erreicht. Je mehr Details vom Rechnungssteller im QR-Code angegeben werden, desto einfacher gestaltet sich die Erkennung wichtiger Rechnungsmerkmale.
Als letzter Schritt im Kreditorenprozess folgt die revisionssichere Archivierung (GeBüV) der Rechnungen. Verfügen Sie bereits über ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System, können Sie dieses über eine Schnittstelle auch für die Archivierung Ihrer Rechnungen nutzen. Wenn nicht, sollten Sie bei der Wahl Ihres Dienstleisters unbedingt darauf achten, dass bei dessen Lösung die GeBüV-konformität bereits Standard ist. Auch hier zeigen sich weitere grosse Vorteile eines digitalen Rechnungseingangsprozesses: Durch die digitale Archivierung ersparen Sie Ihren Mitarbeitenden die mühsame händische Rechnungsablage und allfällige Raumkosten für Ihr Archiv fallen ebenfalls weg resp. die Räumlichkeiten können anderweitig genutzt werden.
Die manuelle Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Zahlung ist zeitaufwändig, teuer und erst noch fehleranfällig. Deshalb zahlt sich die Einführung eines digitalisierten Rechnungseingangsprozess auf jeden Fall aus!
Sehen Sie sich die Videobotschaft unseres Kunden Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration der bsd. Bern an und erfahren Sie was ihn dazu gebracht hat, einen Kreditorenprozess einzuführen, was dessen Vorteile sind und weshalb er sich für die Lösung «Xpert.APF» entschieden hat:
Machen Sie den ersten Schritt Richtung Prozessdigitalisierung — wir unterstützen Sie gerne mit unserer grossen Erfahrung und Professionalität. Buchen Sie einen unverbindlichen Gesprächs- oder Demotermin zum Thema digitaler Kreditorenprozess und falls gewünscht auch zum Dokumentenmanagement-System über unseren Online-Kalender. Unsere Fachexperten freuen sich auf Sie!