Seit Januar 2022 setzt die Berufsfachschule des Detailhandels Bern (bsd.) für ihre Kreditorenrechnungen den elektronischen Rechnungseingangsprozess Xpert.APF ein. Der Wunsch war, eine Effizienzsteigerung bei der Abwicklung des internen Prozesses zu erreichen und gleichzeitig die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
Welche Unternehmung kennt sie nicht — die langen Durchlaufzeiten der physischen Kreditorenrechnungen:
- Datum und Kontierungsstempel anbringen
- interne Weiterleitung im Postmäppchen
- bei verschiedenen Standorten per Post an die Verantwortlichen zum Visum
- Rückgabe an die Buchhaltung mit anschliessender Verbuchung in die Buchhaltungssoftware
- zu guter Letzt folgt die Ablage im Rechnungsordner
Oft bleibt eine Rechnung wegen Abwesenheit liegen oder geht ganz einfach verloren. Auch verpasste Skontoabzüge gehören zu den Ärgernissen im Abwicklungsprozess von Kreditorenrechnungen.
All diesen Unannehmlichkeiten kann mit einem digitalen Rechnungseingangsprozess ein Ende gesetzt werden. Denn Xpert.APF umfasst die komplette elektronische Abwicklung von der Rechnungserkennung, Prüfung, Freigabe, Visum bis hin zur Verbuchung und geschäftsbücherkonformen Archivierung aller Belege.
Welche Erfahrungen machte die bsd. Bern?
Das Fazit von Herrn Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration der Berufsfachschule des Detailhandels in Bern (bsd.), sechs Monate nach der Einführung des digitalen Kreditorenprozesses:
«Der Rechnungsdurchlauf ist jetzt viel einfacher. Innerhalb von Minuten ist die Rechnung unter Umständen visiert und verbucht, was vorher mehrere Tage benötigte».
Der Leiter Finanzen und Personaladministration, die Verwaltungsangestellten und die Schulleitungsmitglieder der bsd. Bern sind vom Kreditorenworkflow Xpert.APF sowie dem gleichzeitig eingeführten Dokumentenmanagement-System vollends überzeugt und froh über den damaligen Entscheid, im Digitalisierungsprozess einen Schritt weiterzugehen. Anfangs war es ein Abwägen, ob es sich vom Volumen (1'000 Rechnungen/Jahr) her lohnt, einen solchen Prozess einzuführen. Doch da auch in anderen Bereichen der Fokus klar auf der Digitalisierung lag, war man sich rasch einig.
Videobotschaft von Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration der bsd. Bern
Markus Wüest schildert Ihnen persönlich, was ihn dazu gebracht hat, einen Kreditorenprozess einzuführen, was dessen Vorteile sind und weshalb er sich für die Lösung Xpert.APF entschieden hat:
Sie haben noch kein DMS? Auch hier können wir Ihnen eine perfekte Lösung anbieten: d.velop documents. Lesen Sie dazu den Artikel «Digitalisierung beginnt meist mit einem Dokumentenmanagement-System», ein kostenloser Download des «Best Practises-Sheet» steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Wir zeigen Ihnen wie's geht.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, buchen Sie eine kostenlose, unverbindliche Beratung über unseren Online-Kalender. Wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach unsere Lösung Xpert.APF anzuwenden ist und beantworten alle Ihre offenen Fragen.
Wir freuen uns auf Sie!
